Wideokonferencje.

Wideokonferencje. Wideokonferencje. Podstawowym środkiem ostrożności jest upewnienie się, że rozwiązanie do prowadzenia konferencji internetowych spełnia branżowe standardy jakości dźwięku. Współpracuj […]

Wideokonferencje.

Wideokonferencje. Podstawowym środkiem ostrożności jest upewnienie się, że rozwiązanie do prowadzenia konferencji internetowych spełnia branżowe standardy jakości dźwięku. Współpracuj z profesjonalnym integratorem AV, aby mieć pewność, że sala konferencyjna zapewni wysokiej jakości dźwięk podczas każdego wirtualnego spotkania. Ponieważ jakość dźwięku może zadecydować o powodzeniu lub niepowodzeniu spotkania, opisaliśmy główne elementy i typowe problemy związane z dźwiękiem w salach konferencyjnych.    

W przypadku wideokonferencji chcesz oczywiście, aby obie strony rozmowy były wyraźnie słyszalne. W sali konferencyjnej potrzebne są mikrofony do zbierania dźwięków „sąsiadów” (osób znajdujących się w pomieszczeniu) oraz głośniki do przekazywania głosów „ziemi” (osób znajdujących się po drugiej stronie połączenia wideo lub konferencyjnego). Dlatego też wielkość pomieszczenia i rodzaj użytych głośników mają decydujące znaczenie.    

Jednak im większe pomieszczenie, tym bardziej prawdopodobne jest, że będziesz potrzebował strategicznie rozmieszczonych głośników. Można je zainstalować na suficie, aby każdy mógł z nich korzystać, niezależnie od tego, w którym miejscu pomieszczenia się znajduje. Pozwala to na usadzenie dużej liczby uczestników, a siedzenia w teatrze zapewniają, że widzą oni głośniki i wszelkie prezentacje wideo lub slajdów. Jeśli Twoje wydarzenie obejmuje również małe sesje networkingowe i szkoleniowe na specjalistyczne tematy, upewnij się, że w obiekcie znajduje się wiele różnych pomieszczeń, takich jak sale konferencyjne i hole.    

Chcesz, aby uczestnicy zdalnych wideokonferencji mieli poczucie, że mogą do nich dołączyć i są prawdziwą częścią spotkania. Twoje duże spotkania zespołowe mogą obejmować kilku indywidualnych pracowników zdalnych w wideokonferencji z wieloma salami konferencyjnymi, dużymi i małymi, więc ważne jest, aby każdy mógł wyraźnie widzieć i słyszeć swoich kolegów. Na szczęście niezawodne wideokonferencje w chmurze ułatwiają prowadzenie efektywnych wideokonferencji z sali konferencyjnej. Platformy wideokonferencyjne, które nie integrują się z salami konferencyjnymi, i darmowe aplikacje, które ograniczają liczbę uczestników, nie sprawdzą się w przypadku dużych zespołów łączących się z wielu sal konferencyjnych lub indywidualnych pracowników zdalnych, którzy logują się ze swoich urządzeń osobistych.    

Unikaj wszelkich możliwych trudności, korzystając z usług niezawodnego dostawcy usług konferencyjnych dla dużych imprez, wyposażonych w przydatne funkcje, dzięki którym duże rozmowy konferencyjne przebiegają bez zarzutu. Wideokonferencje to świetny sposób na szybkie zsynchronizowanie zespołu lub regularne spotkania grupowe, dzięki którym wszyscy pracują razem jako jedność. Jednak konfigurowanie takich połączeń zajmuje około 15% czasu przeciętnego spotkania.    

Ludzie mówią: „Im więcej, tym lepiej”, ale w przypadku dużych wideokonferencji duża liczba uczestników oznacza, że w tle powstaje więcej szumu, co obniża wydajność i jakość połączenia konferencyjnego. Niespójność mówców zazwyczaj kończy się chaotycznymi dyskusjami, które tworzą „zgromadzenia” podczas połączenia. Sytuacje te często stwarzają trudności organizatorom dużych konferencji, co może prowadzić do bezużytecznych i nieprzydatnych spotkań.    

Duże wideokonferencje mogą być bardzo stresujące, jeśli nie masz pewności, że możesz polegać na swoim dostawcy. Niezależnie od tego, czy jest to wideokonferencja relacji inwestorskich, szkolenie pracowników, czy inna konferencja operatora na dużą skalę, w której może uczestniczyć jednocześnie kilka tysięcy osób, zarządzanie logistyką i skuteczna komunikacja może być wyzwaniem. Nigdy nie przychodź na spotkanie nieprzygotowany, zwłaszcza na dużą telekonferencję. Jeśli jesteś organizatorem rozmowy, możesz przejąć zarządzanie spotkaniem.    

Jeśli jednak nie pozwolisz wszystkim zabrać głosu, może to sprawić, że rozmowa stanie się bezsensowna i frustrująca zarówno dla pracowników, jak i klientów. Konferencje to świetny sposób na komunikowanie się z dużą grupą pracowników w tym samym czasie i zapewnienie, że każdy będzie miał coś do powiedzenia. Wiesz z pierwszej ręki, jak trudne może być znalezienie czasu spotkania, który odpowiadałby wszystkim.    

W rzeczywistości, często zmusza Cię to do organizowania wielu małych spotkań zamiast jednej dużej rozmowy przychodzącej. Biorąc pod uwagę stratę czasu, trudności techniczne oraz problemy z jakością obrazu i dźwięku związane z nawiązywaniem połączeń z dużymi zespołami, zrozumiałe jest, że pracownicy są sfrustrowani tego typu spotkaniami, jeśli korzystają z niewłaściwych rozwiązań. W przypadku spotkań poza domem problemy techniczne mogą nawet negatywnie wpłynąć na Twoją markę. Jeśli technologia na terenie kampusu nie wspiera codziennych działań pracowników, ludzie w różnych miejscach nie mogą komunikować się za pomocą audio- i wideokonferencji, a ludzie w biurze nie mają fizycznego miejsca do spotkań, ich produktywność i praca cierpi, co ostatecznie wpływa na dolne linie firmy. Ta lista kontrolna wyposażenia sal konferencyjnych została stworzona, aby utrzymać Twoją firmę na dobrej drodze do utrzymania zdrowego i produktywnego środowiska pracy.   

Po tygodniach spędzonych na planowaniu wideokonferencji – udało Ci się znaleźć wspólny harmonogram dla wszystkich i zrobić większość badań – czujesz się gotowy. Ponadto, kiedy już będziesz na czas na spotkaniu, ustawienie technologii będzie łatwiejsze i bardziej bezbolesne, tak aby spotkanie mogło rozpocząć się na czas. Niezależnie od tego, czy spotkanie odbywa się w formie telekonferencji czy osobiście, każdy powinien wykorzystać ten czas na poinformowanie zespołu o wykonanych zadaniach, pilnych sprawach, wątpliwościach i skoordynowanie kolejnych kroków.    

Wybierz temat, który jest związany ze spotkaniem i oferuje prawdziwą wartość dla uczestników. Najprawdopodobniej będą oni uczestniczyć w innych wystąpieniach i rozmowach podczas całej konferencji, upewnij się więc, że ich harmonogram jest jasny podczas rozmów z zaproszonymi prelegentami.    

Gdy dwa urządzenia w sali konferencyjnej (w tym samym pomieszczeniu lub w innej lokalizacji) nie mogą komunikować się prawidłowo, wynikające z tego opóźnienia mogą powodować problemy z komunikacją i denerwować uczestników. Niezależnie od tego, czy chodzi o słaby sygnał Wi-Fi, czy o przeciążoną sieć, słabe połączenie może całkowicie zakłócić spotkanie. Na przykład, jeśli uczestnik ma wolne łącze internetowe, będzie to miało wpływ na jego zdolność do oglądania wideokonferencji (w tym tego, co jest wyświetlane na ekranie, dźwięku z głośników itp.) Wreszcie, jeśli wystąpi problem z bazową aplikacją wideokonferencyjną, będzie on miał wpływ na wszystkich uczestników wideokonferencji, powodując problemy z opóźnieniami.    

Aby temu zaradzić, należy upewnić się, że usługa wideokonferencyjna ma wszystkie niezbędne funkcje, które zapobiegają takim sytuacjom. Jeśli w jednym połączeniu uczestniczy kilka aktywnych mikrofonów w tym samym pomieszczeniu, sprawa się komplikuje, dlatego zazwyczaj najlepiej jest dzwonić z tej samej linii. Inne poważne problemy związane z telekonferencjami, na które należy uważać, to hałas w tle, niska głośność głośników, nakładanie się głosów uczestników, echo i sytuacje, w których mówcy zapominają włączyć dźwięk.

Tags
Mateusz Mateyka

Mateusz

Teoretyk i praktyk sztuki hotelarskiej. Urodzony orator i erudyta, lubi statystyki - szczególnie te zielone.