Szukam systemu recepcyjnego PMS do swojego obiektu – jak wybrać najlepsze rozwiązanie?

Jeśli prowadzisz hotel, pensjonat, apartamenty lub inne obiekty noclegowe, z pewnością zależy Ci na tym, aby zarządzać nimi w sposób profesjonalny i efektywny. Jednym z kluczowych narzędzi, które mogą Ci w tym pomóc, jest system recepcyjny PMS (Property Management System). Jest to oprogramowanie, które umożliwia zarządzanie rezerwacjami, dostępnością pokoi, cenami, płatnościami, fakturami, raportami i wieloma innymi aspektami działalności hotelarskiej. W tym artykule przedstawimy Ci kilka kryteriów, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze systemu recepcyjnego PMS do swojego obiektu.

Nie zwlekaj i skontaktuj się z nami już dziś +48 575 123 280 lub biuro@hotelkonferencyjny.pl i zamów bezpłatną prezentację systemu recepcyjnego PMS. 

Szukam systemu recepcyjnego PMS – Funkcjonalność

Pierwszym i najważniejszym kryterium jest funkcjonalność systemu recepcyjnego PMS. Powinien on spełniać Twoje potrzeby i oczekiwania oraz dostosowywać się do specyfiki Twojego obiektu. Niektóre z podstawowych funkcji, które powinien oferować system recepcyjny PMS, to:

• Kalendarz rezerwacji – umożliwiający łatwe i szybkie sprawdzanie dostępności pokoi i tworzenie rezerwacji dla gości.
• Channel manager – umożliwiający automatyczną synchronizację rezerwacji z różnych kanałów sprzedaży online, takich jak Booking.com, Airbnb czy Expedia.
• Moduł płatności – umożliwiający przyjmowanie płatności online od gości za pomocą kart kredytowych lub innych metod płatności.
• Moduł faktur – umożliwiający wystawianie i wysyłanie faktur do gości oraz prowadzenie ewidencji sprzedaży i podatków.
• Moduł raportów – umożliwiający generowanie i analizowanie różnych raportów dotyczących obłożenia, przychodów, kosztów, opinii gości i innych wskaźników.

Oprócz tych podstawowych funkcji, warto również sprawdzić, czy system recepcyjny PMS oferuje dodatkowe funkcje, takie jak:

• Integracja z innymi systemami – np. z systemem kluczy elektronicznych, systemem wi-fi lub systemem telefonicznym.
• Automatyzacja procesów – np. wysyłanie wiadomości powitalnych i przypomnień do gości, tworzenie listy sprzątania pokoi czy zarządzanie zameldowaniami i wymeldowaniami.
• Zarządzanie lojalnością gości – np. tworzenie programów lojalnościowych, oferowanie rabatów czy zbieranie opinii po pobycie.
• Zarządzanie personelem – np. tworzenie grafików pracy, monitorowanie czasu pracy czy rozliczanie wynagrodzeń.

Szukam systemu recepcyjnego PMS – Użyteczność

Drugim ważnym kryterium jest użyteczność systemu recepcyjnego PMS. Powinien on być łatwy w obsłudze i intuicyjny w nawigacji i dostosowany do różnych urządzeń, takich jak komputer, tablet czy smartfon. Powinien również mieć atrakcyjny i czytelny interfejs graficzny oraz oferować pomoc i wsparcie techniczne w razie potrzeby.

Niektóre z cech, które mogą świadczyć o wysokiej użyteczności systemu recepcyjnego PMS, to:

• Możliwość personalizacji – np. zmiana kolorów, czcionek, logo czy układu elementów na ekranie.

• Możliwość dostępu zdalnego – np. logowanie się do systemu z dowolnego miejsca i urządzenia za pomocą przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej.

• Możliwość pracy offline – np. zachowanie danych i funkcji systemu w przypadku braku połączenia z internetem.

• Możliwość skalowania – np. dodawanie lub usuwanie pokoi, użytkowników czy kanałów sprzedaży w zależności od rozwoju obiektu.

Szukam systemu recepcyjnego PMS – Cena

Trzecim istotnym kryterium jest cena systemu recepcyjnego PMS. Powinna ona być adekwatna do jakości i zakresu oferowanych usług oraz dopasowana do budżetu i wielkości obiektu. Niektóre z czynników, które mogą wpływać na cenę systemu recepcyjnego PMS, to:

• Rodzaj licencji – np. jednorazowa opłata za zakup oprogramowania lub abonament miesięczny lub roczny za korzystanie z usługi w chmurze.
• Liczba pokoi – np. stała opłata za każdy pokój lub zmienna opłata w zależności od obłożenia.
• Liczba kanałów sprzedaży – np. bezpłatna integracja z wybranymi kanałami lub dodatkowa opłata za każdy dodatkowy kanał.
• Liczba użytkowników – np. nieograniczona liczba użytkowników lub ograniczona liczba użytkowników z możliwością dokupienia dodatkowych.
• Liczba funkcji – np. podstawowy pakiet funkcji lub rozszerzony pakiet funkcji z możliwością dokupienia dodatkowych.

Podsumowanie

Jak widać, wybór systemu recepcyjnego PMS do swojego obiektu nie jest prosty i wymaga dokładnej analizy własnych potrzeb i oczekiwań oraz porównania dostępnych ofert na rynku. Warto jednak poświęcić czas i wysiłek na znalezienie najlepszego rozwiązania, ponieważ system recepcyjny PMS może znacznie ułatwić i usprawnić zarządzanie obiektem noclegowym oraz podnieść satysfakcję i lojalność gości.

Nowoczesne PMS to kompleksowe oprogramowanie, które powinno oferować wymienione powyżej funkcje oraz wiele innych korzyści, takich jak:

• Niska cena abonamentu bez ukrytych kosztów
• Szybka i łatwa instalacja i konfiguracja
• Intuicyjny i przyjazny interfejs użytkownika
• Niezawodne i bezpieczne działanie
• Profesjonalna i pomocna obsługa klienta

Skontaktuj się z nami już dziś +48 575 123 280 lub biuro@hotelkonferencyjny.pl i zamów bezpłatną prezentację systemu recepcyjnego PMS. www.hotelkonferencyjny.pl, to także sprawdzony i doświadczony partner w pre-openingu, wyposażeniu oraz oprogramowaniu dla obiektów hotelowych.