Kiedy powinny odbywać się konferencje?

Kiedy powinny odbywać się konferencje? Przeanalizowaliśmy cały kalendarz, aby ustalić kiedy powinny odbywać się konferencje i szkolenia.  Organizacja konferencji lub szkolenia […]

Kiedy powinny odbywać się konferencje? Przeanalizowaliśmy cały kalendarz, aby ustalić kiedy powinny odbywać się konferencje i szkolenia

Organizacja konferencji lub szkolenia to trudny proces, który wymaga podjęcia wielu krytycznych decyzji dotyczących przebiegu wydarzenia, lokalizacji, prelegentów itd. Jednak jedną z najistotniejszych kwestii do rozwiązania jest harmonogram szkolenia. Więc kiedy powinny odbywać się konferencje i szkolenia?

Termin musi być ustalony w taki sposób, aby nie kolidował z innymi wydarzeniami branżowymi, świętami czy dniami wolnymi – innymi słowy, aby jak najwięcej uczestników mogło wziąć udział w naszej konferencji lub szkoleniu. Przydałaby się również informacja, czy w tym samym czasie, w którym przygotowujemy konferencję lub szkolenie, odbywa się gdzieś indziej, np. w tej samej branży, wydarzenie konkurencyjne. Nie ma sensu tworzyć zabójczej konkurencji, jeśli nie musimy, ponieważ ryzykujemy, że część graczy wybierze konkurencyjne wydarzenie.

Kiedy powinny odbywać się konferencje? Organizacja konferencji w styczniu lub lutym

Początek stycznia to wciąż okres, w którym rozchodzi się świąteczno-noworoczne szaleństwo, a mało kto myśli o szkoleniach. Zaraz po tym następują ferie, czyli połowa stycznia i luty. Potencjalni uczestnicy naszej konferencji mogą albo wyjechać, albo zrobić wszystko, aby znaleźć coś, co zajmie ich rodziny na te dwa tygodnie, kiedy nie ma szkoły. W związku z tym styczeń i luty nie są najlepszymi miesiącami na organizowanie szkoleń i konferencji.

Kiedy powinny odbywać się konferencje? Organizacja konferencji w marcu lub kwietniu

W przypadku tego miesiąca naszym przeciwnikiem może być… pogoda i brak dostępności aktywności outdoorowych. Kolejną przeszkodą jest Wielkanoc. Marzec i kwiecień mogą nas zaskoczyć deszczem lub śniegiem. Jest to szczególnie ważne, jeśli planujemy szkolenie dla pracowników, którzy będą musieli dojechać na wydarzenie. Niewykluczone, że myśl o wędrówce przez pół kraju w deszczu lub śniegu zniechęci naszych uczestników i frekwencja na szkoleniu będzie niewystarczająca. W związku z tym marzec może nie być atrakcyjny, niemniej jednak należy zauważyć, że w ostatnich latach pogoda w marcu nie jest najgorsza, więc marzec i kwiecień mogą wkrótce stać się bardziej popularnymi miesiącami, jeśli chodzi o organizowanie konferencji lub szkoleń.

Kiedy powinny odbywać się konferencje? Organizacja konferencji w maju i czerwcu

Maj i czerwiec są niemal idealne do planowania konferencji i szkoleń. Ociepla się, ale nie jest całkiem gorąco. Warunki pogodowe pozwalają na planowanie zajęć outdoorowych. Wraz ze zbliżającymi się wakacjami  potencjalni słuchacze będą mieli odnowioną energię i będą mogli wynieść z konferencji lub szkolenia więcej. Podsumowując, w tych miesiącach warunki są optymalne do przeprowadzenia imprezy konferencyjnej lub szkoleniowej. Ponieważ wszystkie agencje eventowe kierują się tym samym rozumowaniem, najlepiej zarezerwować miejsce na konferencję z dużym wyprzedzeniem. 

Kiedy powinny odbywać się konferencje? Organizacja konferencji w lipcu lub sierpniu

Teraz omówimy miesiące wakacyjne lipiec i sierpień. Jest to okres urlopowy i wielu potencjalnych uczestników szkoleń bierze długie urlopy. Istnieje też duże prawdopodobieństwo, że nawet jeśli zaznaczą swój udział w szkoleniu, to nie pojadą, preferując zamiast tego pobyt z rodziną. Z drugiej strony w części hoteli konferencyjnych, tych nie resortowych i położonych poza terenami sezonowych szczytów ceny są niższe, sale dostępne, a hotele gotowe są iść na większe ustępstwa. Rozważalibyśmy więc jednak ten termin dla imprez o niewielkim zasięgu, ściśle branżowych i nie nastawionych na wielką frekwencję

Kiedy powinny odbywać się konferencje? Organizacja konferencji we wrześniu lub październiku

Wrzesień wydaje się być najlepszym miesiącem na organizację konferencji lub szkolenia – minęły wakacje, a potencjalni uczestnicy wracają do pracy. Wrzesień to świetne warunki pogodowe. Wypoczęci po wakacjach uczestnicy także inaczej będą reagowac na potencjalny udział w wydarzeniu. Podobnie jest z październikiem. Minęły już wszelkie wyjazdy wakacyjne, studenci wrócili na uczelnie. Złota polska jesień zachęca do ostatnich aktywności przed sezonem zimowym, a jednocześnie październik dobrze kojarzy się z nauką. 

Kiedy powinny odbywać się konferencje? Organizacja konferencji w listopadzie lub grudniu

Pomimo tego, że miesiące te oferują srogą pogodę, to jednak cieszą się popularnością wśród organizatorów i uczestników szkoleń. Tak jak listopad jest najmniej popularnym miesiącem do organizowania konferencji i szkoleń (choć warto zastanowić się, bo ceny w hotelach konferencyjnych w listopadzie są naprawdę niskie) tak pierwsza połowa grudnia wyrasta na bardzo popularny termin konferencji i szkoleń. koniec roku. Czas podsumowań, analiz i planowania. Fajnym rozwiązaniem może byc połączenie imprezy konferencyjnej z atmosferą świąt, wigilią i prezentami!

Pomijając termin konferencji zapewniamy, że najszybciej, najłatwiej i najprościej znajdziecie odpowiedni hotel konferencyjny w naszej bezpłatnej wyszukiwarce www.hotelkonferencyjny.pl

Tags
Mateusz Mateyka

Mateusz

Teoretyk i praktyk sztuki hotelarskiej. Urodzony orator i erudyta, lubi statystyki - szczególnie te zielone.