Jak wykorzystać media społecznościowe do relacjonowania konferencji?

Jak wykorzystać media społecznościowe do relacjonowania konferencji? Zacznijmy od rzeczy, które powinieneś zrobić z wyprzedzeniem. 

Przygotuj treść z wyprzedzeniem.

Jak wykorzystać media społecznościowe do relacjonowania konferencji? Na kilka dni przed konferencją, zrób rozeznanie w temacie i prelegentach. Sprawdź, czy któryś z prelegentów jest obecny w mediach społecznościowych i zrób listę osób, które chciałbyś wspomnieć lub włączyć do dyskusji podczas wydarzenia. Jeśli to możliwe, zrób to samo z listą gości.

Pamiętaj, że w większości przypadków obsługujesz dwie odrębne grupy ludzi.

1. Tych, którzy uczestniczyli w wydarzeniu

2. Osoby, które tylko oglądają wydarzenie na livestreamie lub w mediach społecznościowych.

Oto kilka przykładów treści, które należy dostarczyć:

Cytaty prelegentów. Informacje na temat logistyki wydarzenia (głównie w celu odpowiedzi na zapytania, informacje powinny być na ekranach i w materiałach rozdawanych). Ale przy okazji bądź pomysłowy i spontaniczny. Zrób szablony dla swoich wpisów na blogu. W jednym folderze umieść wszystko, co będzie Ci potrzebne do tworzenia wpisów. Między innymi logotypy, zdjęcia, animacje, przewodniki po marce.

Kiedy sala jest pełna, a Ty musisz słuchać prelegenta i jednocześnie zbierać lub tworzyć treści, musisz być szybki. Nikt nie będzie szukał cytatu prelegenta w mediach społecznościowych godzinę po jego wypowiedzeniu na żywo. Przeciętnie, od momentu wygłoszenia wypowiedzi do momentu umieszczenia jej w sieci powinno minąć mniej niż pięć minut. Im lepiej jesteś przygotowany, tym mniej będzie to trudne. Wybierz swoje narzędzia i zapoznaj się z nimi. Najlepiej jest używać narzędzi, które są Ci znane i które lubisz. Nie zmieniaj swojego zestawu narzędzi zbyt blisko wydarzenia.

Jak wykorzystać media społecznościowe do relacjonowania konferencji? Wykorzystaj darmowe strony i programy do tworzenia zdjęć, które można udostępniać za pomocą cytatów.  Nie wprowadzaj zbyt wielu zmian w wyglądzie każdego z nich. Wszystkie powinny mieć to samo logo/tagline i w miarę możliwości podobny styl. Na przykład, rozważ darkend, który ma taką samą czcionkę i kolor oraz jest umieszczony po prawej stronie. Możesz użyć GIFme lub podobnych aplikacji do tworzenia GIFów. Istnieją setki dostępnych narzędzi; jako zespół trzymajcie się jednego zestawu narzędzi, tak aby gotowy produkt wyglądał spójnie podczas całej konferencji. Rzucając okiem na obrazek, publiczność może wiedzieć, kto go zamieścił, co jest istotne dla budowania marki.

Zdefiniuj role swojego zespołu. Kto będzie zbierał treści od publiczności, przedstawiał je prelegentom i dzielił się nimi? Kto jest odpowiedzialny za ścianę w mediach społecznościowych i sesję pytań i odpowiedzi? Te szczegóły powinny być dokładnie przeanalizowane i zaplanowane, aby złagodzić napięcia i uniknąć nieporozumień podczas wydarzenia.

Jak wykorzystać media społecznościowe do relacjonowania konferencji? Przed wydarzeniem, omów plan podróży z całym zespołem i porozmawiaj krótko o tym, co przygotowałeś. Pomoże to ujednolicić oczekiwania, a jednocześnie przypomni wszystkim o ich obowiązkach.

Podczas wydarzenia nie może zabraknąć współpracy. Aby szybko dzielić się treściami i prowadzić dyskusje podczas wydarzenia, utwórz grupę WhatsApp, kanał Slack lub inną aplikację komunikacyjną. Utwórz centralny folder na dysku w chmurze, do którego można przesyłać wszystkie materiały w celu ich modyfikacji. 

Na większych konferencjach, będziesz miał dwie grupy: jedną dla głównego zespołu mediów społecznościowych, a drugą dla zespołu rozszerzonego, gdzie inni pracownicy wydarzenia mogą udostępniać treści. Nie możesz być na każdym wykładzie i spocie przez cały czas, więc używaj swojej sieci lokalnej, aby znaleźć informacje, które mogłeś przeoczyć.

Jak wykorzystać media społecznościowe do relacjonowania konferencji? Utrzymuj otwartą komunikację z organizatorem wydarzenia, abyś nie musiał zgadywać lub dopytywać się o ważne informacje. Musisz szybko zweryfikować te informacje, jeśli zmieni się harmonogram lub wystąpią inne ważne wydarzenia.

Wybierz hashtag, który jest zarówno krótki, jak i opisowy. Ludzie nie powinni musieć szukać hashtaga, aby dowiedzieć się, o co chodzi. Powinien on być również na tyle krótki, aby pozostawić wystarczająco dużo znaków na resztę materiału i ułatwić pisanie.

Poinstruuj odbiorców, w jaki sposób mogą wnieść swój wkład i uczestniczyć w dyskusji. Bardzo ważne jest, aby prawidłowo przekazać informacje o hashtagach i WiFi. Informacje te powinny być rozpowszechniane na wiele sposobów, w tym za pomocą ulotek, slajdów, monitorów w miejscu konferencji, a także poprzez poproszenie moderatorów i prezenterów o wspomnienie o nich w ciągu dnia. Ma to kluczowe znaczenie dla rozpoczęcia rozmowy.

Jak wykorzystać media społecznościowe do relacjonowania konferencji? Staraj się nawiązać kontakt z uczestnikami wydarzenia, odpowiadając na pytania, nawiązując z nimi kontakt, uczestnicząc w treści wydarzenia i łącząc ich ze sobą. Kiedy pojawiają się nowe tematy, staraj się zebrać ludzi na spotkaniach fizycznych (połącz ekspertów z publicznością). Zintegruj swoje relacje w mediach społecznościowych z rozwiązaniem Q&A.

Ściana mediów społecznościowych. Istnieje wiele sposobów, aby włączyć posty z mediów społecznościowych do swojego wydarzenia.  Dając publiczności możliwość wyświetlenia swojego imienia na dużym ekranie obok ich postów, sprawia, że bardziej zachęcają do dzielenia się treściami, bo można dotrzeć do tych, którzy nie zawsze są na Twitterze.

Kiedy jest to wymagane, bądź umiarkowany. Zautomatyzowane konta twitterowe będą próbowały nadużywać Twojego hashtaga, zwłaszcza jeśli jest on podejmowany i dyskutowany przez szeroką publiczność. Podczas wydarzenia, trzymaj je z dala od swojej ściany w mediach społecznościowych. Usuń wszystkie komentarze, które są krytyczne wobec wydarzenia lub mówcy. Możesz na nie odpowiedzieć, ale nie powinny one nadawać nieprzyjemnego tonu innym.

Jak wykorzystać media społecznościowe do relacjonowania konferencji? Wyznacz sobie osobne miejsce, w którym możesz pracować. Na konferencjach może być trudno się skoncentrować i pracować nad treścią, ponieważ są one głośne, zatłoczone i niewygodne. Ustaw bazę w innej sali konferencyjnej, gdzie będziesz mógł śledzić przebieg konferencji, zsynchronizować się i mieć gotowy sprzęt.

Poinformuj swoich odbiorców, że będziesz relacjonować konferencję. Na Twitterze, podczas transmisji na żywo jest dużo szumu. Prawie na pewno wyślesz o wiele więcej tweetów niż zwykle. Uprzedź swoich fanów, ogłaszając, że będziesz uczestniczył w wydarzeniu i będziesz je relacjonował na żywo. Aby zachować spójność doświadczenia, udostępniaj tylko te treści, które są związane z wydarzeniem.

Jak wykorzystać media społecznościowe do relacjonowania konferencji? Skrupulatnie organizując wszystko, możesz przeoczyć fakt, że włączenie mediów społecznościowych do wydarzenia polega również na umożliwieniu publiczności dobrej zabawy, co również powinieneś zrobić. Możesz podzielić się zabawnymi momentami z prezentacji, jak również humorystycznymi uwagami.

Organizowanie konferencji lub szkolenia zacznij jednak od bezpłatnej wyszukiwarki hoteli konferencyjnych www.hotelkonferencyjny.pl. 

---