Przygotowanie konferencji.

1. Przygotowanie konferencji

Uwielbiam konferencje. Wiem, że to brzmi trochę dziwnie, ale to prawda.

Biorę w nich udział prawie co roku i uwielbiam to. Jest wiele dobrych rzeczy, które można powiedzieć o konferencjach:

Jest to niesamowita okazja do nawiązania kontaktów, jak również do poznania nowych pomysłów, kontaktów i kolegów.

Pomaga w ustaleniu kierunku działania, jeśli chcesz rozwinąć swoją karierę lub rozpocząć dodatkowe projekty.

Daje możliwość uczenia się poprzez działanie, co oznacza, że masz szansę nie tylko zdobyć cenną wiedzę, ale także dobrze się przy tym bawić.

Uwielbiam również prowokujące do myślenia dyskusje i interakcje z ludźmi z różnych środowisk, kultur i branż, które czerpię z tych konferencji.

Przygotowanie konferencji nie jest Å‚atwÄ… pracÄ… – wymaga planowania z wyprzedzeniem, aby zapewnić, że wszystkie elementy – logistyka wydarzenia, prezentacje slajdów, nagrania audio/wideo – zostanÄ… dostarczone na czas i w należytym porzÄ…dku. Jest jednak wiele rzeczy, które możesz zrobić z wyprzedzeniem:

Upewnij się, że logistyka Twojej konferencji jest uporządkowana: kto będzie uczestniczył w konferencji? Ile sesji? Jakie tematy będą poruszane? Ile osób może wziąć udział (i kiedy)? Gdzie będą odbywać się sesje? Kto jeszcze powinien być zaangażowany (media, sponsorzy itp.)? Jakiego rodzaju pytań powinniśmy się spodziewać od naszych gości podczas wydarzenia? Czy możemy zaplanować jakieś wcześniej zaplanowane aktywności (szczególnie podczas lunchu)? Czy będą potrzebne wcześniejsze rezerwacje w hotelach lub innych miejscach noclegowych? Ile czasu mamy do dyspozycji podczas pobytu, aby maksymalnie wykorzystać wspólny czas i w trybie burzy mózgów odkrywać nowe pomysły? Co powinniśmy przewidzieć w miejscu konferencji (np. wycieczki, wystawy)? Czy protokoły mogą być zmienione przed wydarzeniem, jeśli to konieczne? Czy powinienem zainwestować pieniądze w pokoje hotelowe lub inne udogodnienia, jeśli to możliwe? Jeśli tak, to ile powinienem zapłacić za zakwaterowanie, pokoje itp. Czy powinienem zarezerwować własny transport na imprezę, czy zdać się na możliwości transportowe kogoś innego? Czy będzie potrzebne ubezpieczenie od przerw w pracy lub inne polisy/świadczenia dostępne w tym miejscu konferencji (np. posiłki/przekąski)? Czy możemy łączyć się ze sobą poprzez indywidualne blogi jeszcze przed przybyciem na miejsce konferencji? Czy jest możliwe, abym sam załatwił sobie bilet lotniczy bez wcześniejszej rezerwacji, a zamiast tego wykorzystując punkty milowe oferowane przez linię lotniczą? Czy ze względów finansowych powinienem zarezerwować biuro podróży, czy pomogłoby mi to w organizacji wyjazdu?

2. Przygotowanie konferencji. Przygotowanie do wystÄ…pienia na konferencji

Jest wiele hoteli konferencyjnych do wyboru, ale nie wszystkie są jednakowe. Najlepsze hotele zapewniają swoim gościom wspaniałe doświadczenia i powinny być w stanie to zrobić pod względem obsługi, ceny i lokalizacji.

W tym rozdziale pomogę Ci znaleźć najlepszy hotel dla Twojego programu konferencji.

Najlepiej zacznij od bezpłatnej wyszukiwarki hoteli konferencyjnych www.hotelkonferencyjny.pl. Pomoże Ci ona w pierwszym etapie przygotowania konferencji. Szybko można tu znaleźć wszystkie hotele konferencyjne w wybranej lokalizacji z dokładnością do kilkudziesięciu metrów! Strona pomoże Ci także wysłać do nich zapytanie ofertowe. Będziesz miał przegląd ofert, warunków i usług. To duża pomoc w przygotowaniu konferencji i oszczędność czasu oraz pieniędzy.

Kilka wskazówek:

1. Upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu, aby zwiedzić obiekt. Może wydawać się, że to dużo czasu, ale ważne jest, aby zapewnić, że publiczność będzie miała wystarczająco dużo nieprzerwanego czasu z tobą, jeśli nie jesteś obecny na samym wydarzeniu.

2. Wybierz salę, która znajduje się blisko sceny. Jeśli publiczność siedzi po jednej stronie pokoju, gdy mówisz i nie ma wystarczająco dużo miejsca przed podium, aby wstać, mogą nie zobaczyć tyle z tego, co masz do powiedzenia, jak gdyby mieli dłuższy widok.

3. Staraj siÄ™ nie przebookować – nie rezerwuj wiÄ™cej niż 2-3 pokoje na raz, aby każdy miaÅ‚ równe szanse na uzyskanie czegoÅ› miÅ‚ego z pobytu w hotelu konferencyjnym.

4. Korzystaj z usług hotelu konferencyjnego, takich jak usługi concierge i petitting. Możesz również skorzystać z czatu na żywo podczas pobytu i zapytać o wszelkie problemy podczas pobytu lub zanim się z niego ruszysz.

5. Niektóre hotele mogą zezwalać na zwierzęta domowe (niekoniecznie dozwolone we wszystkich miejscach), więc sprawdź z personelem wcześniej, jeśli masz jakiekolwiek obawy na ten temat przed rezerwacją pokoju . (Możesz nawet zadać wszelkie pytania poprzez czat na żywo) . 

3. Przygotowanie konferencji. Przygotowanie slajdów

Tak, do konferencji trzeba siÄ™ odpowiednio przygotować. Przygotowanie nie dotyczy tylko samej konferencji. Chodzi również o Twoje codzienne życie. SÄ… chwile, kiedy bÄ™dziesz na spotkaniu i bÄ™dziesz chciaÅ‚ robić notatki. BÄ™dziesz chciaÅ‚ prowadzić dziennik rzeczy, o których byÅ‚a mowa na spotkaniu. Czasami może to być niemożliwe – na przykÅ‚ad podczas piÄ™ciogodzinnej rozmowy z szefem. Ale sÄ… pewne rzeczy, które każdy powinien wiedzieć przed i w trakcie procesu przygotowania do konferencji.

Aby upewnić się, że wyjdziesz z konferencji z wysoko podniesioną głową, oto kilka wskazówek:

4. Przygotowanie konferencji. Jak skutecznie prezentować i komunikować się

Jak przygotować konferencję to gorący temat, który ostatnio stał się bardzo popularny. Istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę, a biorąc pod uwagę ilość informacji dostępnych na ten temat, zebraliśmy kilka pomocnych wskazówek tutaj na Inbound Marketing.

Aby przygotować konferencję, ważne jest, aby pamiętać, że nawet jeśli jest ona reklamowana jako wydarzenie edukacyjne, będzie wiele powodów, dla których chcesz zaprezentować się na tego typu konferencji. Istnieją jednak również sposoby, aby zrobić to z sukcesem.

Przygotowanie do konferencji to nie tylko posiadanie odpowiedniego sprzętu, ale także sposób komunikacji z uczestnikami wydarzenia. Na przykład, jeśli chcesz, aby Twoi słuchacze wiedzieli, co zaplanowałeś na nadchodzący dzień, upewnij się, że ogłosisz agendę na swojej stronie internetowej i upewnij się, że ludzie wiedzą, czego mogą się spodziewać po każdej sesji lub warsztacie. Wszystkie te rzeczy są ważne dla każdego mówcy, który chce, aby jego członkowie publiczności czuli się komfortowo i mile widziani na imprezie.

5. Przygotowanie konferencji. Ogarnij sesję pytań i odpowiedzi

Treść konferencji jest często czymś innym niż samo wydarzenie. Na przykład, możesz przygotować się do konferencji poprzez zaplanowanie swojego tematu i napisanie konspektu. Z drugiej strony, logistyka organizacji i prowadzenia konferencji jest często bardziej skomplikowana niż można by się spodziewać.

W tym artykule postaram się wyjaśnić, jak przygotować swoje slajdy w sposób, który pomoże Ci stworzyć przyciągającą uwagę treść w efektywny sposób. Przygotowaliśmy dla Ciebie kilka ćwiczeń do wypróbowania w domu, które pomogą Ci zrozumieć, jak efektywne struktury prezentacji wpływają na Twój styl prezentacji, a także zwiększą Twoje zrozumienie funkcji i mocnych stron PowerPointa.

6. Przygotowanie konferencji. Podsumowanie

Aby przygotować siÄ™ do konferencji, trzeba mieć plan. To nie jest coÅ›, co można zrobić z dnia na dzieÅ„. Wiele osób myÅ›li, że kiedy po raz pierwszy pójdÄ… na konferencjÄ™, bÄ™dÄ… siÄ™ Å›wietnie bawić i wszystko pójdzie gÅ‚adko. To nie jest prawda. ByÅ‚em na wielu konferencjach – i wiÄ™kszość z nich byÅ‚a okropna. SÄ… to duże, drogie, zatÅ‚oczone wydarzenia i nie możesz zwracać uwagi na nic innego w swoim życiu, kiedy jesteÅ› na konferencji. Chcesz siÄ™ upewnić, że twój hotel konferencyjny jest pierwszej klasy i bÄ™dzie sÅ‚użyÅ‚ jako doskonaÅ‚a baza wypadowa na resztÄ™ podróży sÅ‚użbowej lub wyjazdu sÅ‚użbowego.

Wiele osób uważa, że trudno jest uwierzyć, jak wiele pracy włożono w to, aby upewnić się, że hotel ma wszystko, czego potrzebują na konferencję. To nie tylko przestrzeń, którą zajmują; są też pieniądze wydawane na wynajem powierzchni biurowych, a nawet pokoi sypialnych w hotelach, które powstrzymują to wielu ludzi, którzy chcą przygotować się do swoich konferencji z dużym wyprzedzeniem.

Zdolność do planowania podróży z dużym wyprzedzeniem może pomóc w logistyce ustawienia przestrzeni biurowej i sal konferencyjnych, jak również pomóc w delegowaniu obowiązków w trakcie podróży; jedną z ważnych części przygotowania jest upewnienie się, że wiesz, co wszystko musi być zrobione przed wyjazdem z domu, więc nie skończysz przybywając do hotelu wyczerpany z nieplanowanej nocy na zewnątrz pijąc piwo w klubie nocnym lub mając improwizowaną kolację z przyjaciółmi po uczestnictwie w wydarzeniu z nimi zamiast pisania prezentacji o porannej porze rozpoczęcia.

Musisz również poświęcić trochę czasu na budowanie relacji z biurami podróży i uzyskać od nich rekomendacje dotyczące planowania wyjazdów na różnego rodzaju konferencje (konferencje e-learningowe, takie jak webinaria, warsztaty online dla mediów itp.), a nawet jak najlepiej radzić sobie w pewnych sytuacjach, takich jak posiadanie partnera, który pracuje za granicą lub którego dom jest daleko (konferencje e-learningowe) lub praca nad kilkoma osobistymi projektami podczas podróży (konferencje e-learningowe).

Aby nie dać się przytłoczyć setkom zajęć zaplanowanych podczas jednej podróży, takich jak zameldowanie się w wielu hotelach (zwłaszcza jeśli podróżujesz z różnymi partnerami), znalezienie dobrych lokalnych restauracji i centrów handlowych, które są w pobliżu, abyście mogli zjeść lunch i kupić pamiątki dla siebie nawzajem, wyjście na zwiedzanie po wydarzeniu, kupienie prezentów dla przyjaciół w domu itp.

---