Duże spotkania biznesowe.

Jeśli duże spotkania biznesowe obejmują również małe sesje networkingowe i szkoleniowe na specjalistyczne tematy, należy upewnić się, że obiekt posiada wiele różnych przestrzeni, takich jak sale konferencyjne i hole. Jeśli wydarzenie obejmuje wystąpienia prelegentów i dyskusje panelowe, należy szukać miejsc z dwoma lub więcej dużymi audytoriami. Pozwala to na usadzenie dużej liczby uczestników, a siedzenia teatralne zapewniają, że będą oni mogli zobaczyć prelegentów oraz wszelkie prezentacje wideo lub slajdów.    

Duże sale balowe i konferencyjne

Większość hoteli konferencyjnych przygotowanych na duże spotkania biznesowe posiada duże sale balowe i kilka mniejszych sal konferencyjnych, które służą jako sale spotkań. Duża konferencja z wieloma sesjami przerywnikowymi będzie wymagała wielu sal, które mogą pomieścić grupy od 10 do 40 osób, a nawet większe. Konferencja z udziałem wszystkich uczestników może mieć do czynienia z jedną dużą lub mniejszą, w zależności od liczby uczestników, salą lub audytorium.    

Mniejsze spotkania biznesowe zazwyczaj odbywają się osobiście w biurze lub salce konferencyjnej, jednak wraz z pojawieniem się technologii wideokonferencji uczestnicy mogą dołączyć do spotkania biznesowego z dowolnego miejsca. Spotkania te mogą być imprezami firmowymi lub terenowymi dla zespołu, działu lub całej firmy i mogą pomóc w zwiększeniu lojalności i zaangażowania pracowników. Choć spotkania te mogą trwać długo, często prowadzą do powstania nowych pomysłów na produkty, nowe rynki i sposoby na prześcignięcie konkurencji.    

Organizując duże spotkania biznesowe możesz wykorzystać technologię do zwiększenia efektywności spotkań, lub sprawdź naszą stronę poświęconą rozwiązaniom usprawniającym współpracę podczas spotkań. Produktywne spotkania biznesowe nie zawsze muszą odbywać się osobiście – dzięki odpowiedniemu rozwiązaniu wideokonferencyjnemu można nadal spotykać się twarzą w twarz i prowadzić wysokiej jakości spotkania w zaciszu własnego biura. Sprawdzonym sposobem na ograniczenie strat czasu podczas spotkań jest korzystanie z wideokonferencji.    

Komunikacja

Powinny być organizowane regularne spotkania (za pośrednictwem telekonferencji, jeśli ludzie są rozproszeni) oraz środki, dzięki którym można się szybko skontaktować z każdym w razie nagłych wypadków lub natychmiastowego rozstrzygnięcia. Jeśli więc Twoja grupa jest zbyt liczna, by móc uczestniczyć w spotkaniu decyzyjnym, możesz ponownie zaproponować spotkanie i zamiast tego otworzyć je na burzę mózgów dotyczącą aspektu problemu, który nie został jeszcze rozwiązany. Wybierz temat, który jest związany ze spotkaniem i oferuje uczestnikom prawdziwą wartość. Idealne spotkanie nie ma żadnych niespodzianek i odbywa się zgodnie z agendą w kształcie litery „T”. Może to stanowić problem, ponieważ dość powszechne jest prowadzenie pobocznych rozmów, dlatego ważne jest, aby te rozmowy poza tematem były krótkie – zawsze można zarezerwować inny czas na dalszą dyskusję.    

Firmy i organizatorzy wydarzeń przekonują się, że mniejsze, bardziej osobiste spotkania są skuteczne w komunikacji i dają większe szanse na osiągnięcie zamierzonego celu. Mniejsze spotkania na wyższym szczeblu mogą często prowadzić do większych, bardziej masowych wydarzeń z tym samym klientem, jeśli zostaną dobrze przeprowadzone.    

Kiedy planiści planują małe wydarzenie lub spotkanie biznesowe, często mają do czynienia z krótszym czasem realizacji. Biorąc pod uwagę mnogość spotkań w świecie korporacyjnym, niewiele osób przejmuje się tym, że spotkania są krótsze niż oczekiwano, więc skrócenie czasu jest kolejnym sposobem na poradzenie sobie z zatłoczonym spotkaniem. Duże spotkania mogą stać się bardzo stresujące, jeśli nie masz pewności, że możesz polegać na swoim dostawcy.    

Praca przed spotkaniami

Dostawca usług konferencyjnych z obsługą operatorską powinien wspólnie z tobą przećwiczyć wydarzenie i udzielić wskazówek dotyczących czasu, przebiegu spotkania, technik komunikacji i innych najlepszych praktyk podczas konferencji na dużą skalę. Nigdy nie przychodź na spotkanie nieprzygotowany, zwłaszcza na dużą konferencję. W dniu spotkania upewnij się, że wszystko jest zoptymalizowane do pracy w dużej grupie.    

Utwórz wydarzenie na żywo dla prezenterów, którzy mogą rozpoczynać i kończyć spotkanie na żywo oraz nagrywać wydarzenie. Pełnoprawni uczestnicy z tej samej organizacji co organizator spotkania mogą nagrywać strumień na żywo, aby ludzie mogli oglądać wydarzenie po zakończeniu spotkania. Do wydarzenia, takiego jak pełne spotkanie firmowe, można dodać strumień na żywo tylko do oglądania. Uczestników można zapraszać tak samo, jak na każde inne zaplanowane spotkanie, za pomocą programu Outlook, Kalendarza Google lub zwykłej wiadomości e-mail.    

W ankiecie branżowej, organizatorzy imprez zdefiniowali małe spotkanie jako spotkanie 50 lub mniej osób, zwykle w celu szkolenia, strategii lub budowania zespołu.    

Termin „Duże spotkania biznesowe” może odnosić się do spotkania (wykłady), seminariów (zwykle kilka wykładów, mała publiczność, jeden dzień), konferencji (średniej wielkości, jeden lub więcej dni), konwencji (duże, wiele dni), wystaw lub ekspozycji (z obsługiwanymi stoiskami, w których uczestniczą przechodnie), warsztatów (mniejszych, z aktywnymi uczestnikami), sesji szkoleniowych, imprez integracyjnych i kick-off. 

Sympozjum to rodzaj spotkania organizacyjnego, dzięki któremu eksperci w danej dziedzinie mogą się spotkać, przedstawić referaty, omówić problemy i trendy lub przedstawić zalecenia dotyczące określonego sposobu postępowania. W biznesie, seminarium to spotkanie zorganizowane w celu przedstawienia konkretnego tematu lub nauczenia grupy ludzi konkretnej umiejętności. Na zjeździe lub konferencji sesja przerywana to spotkanie (seminarium, seminarium lub prezentacja) przeznaczone dla małych grup.    

Duże spotkania biznesowe mogą być również wykorzystywane do załatwiania spraw organizacji lub stowarzyszenia: wybory liderów, zatwierdzanie zmian statutowych, spotkania roczne itp. W przypadku organizacji, które organizują coroczne spotkania, komitet organizacyjny może być stałym komitetem zarządu, który spotyka się przez cały rok. Organizatorzy spotkań i inni planiści spotkań mogą używać terminu „spotkanie” w odniesieniu do wydarzeń zarezerwowanych w hotelach, centrach kongresowych lub innych miejscach przeznaczonych na takie spotkania.

Idealne miejsce na duże spotkania biznesowe można znaleźć za pomocą bezpłatnej wyszukiwarki hoteli konferencyjnych www.hotelkonferencyjny.pl. 

---