Organizacja eventu krok po kroku

✌ Kiedy data eventu jest już znana. ✌ Kiedy miejsce na event jest zarezerwowane. Posłuchaj streszczenia:

  Posłuchaj streszczenia:
 

✌ Kiedy data eventu jest już znana.
✌ Kiedy miejsce na event jest zarezerwowane.

Posłuchaj streszczenia:

Teraz musisz po prostu pokazać swoje eventy ludziom i pozyskać ich. Jesteś zestresowany? To dobrze, bo lekki stres motywuje, ale z nami organizacja Twojego eventu, to będzie pestka – po prostu krok po kroku.

Jeśli nie wiesz, jak zareklamować event, oto lista 48 wskazówek dotyczących eventów. Nie potrzebujesz dużego budżetu reklamowego ani rekomendacji celebrytów, aby to zadziałało. Po prostu użyj tej listy jako swojego planu marketingowego i organizuj eventy z sukcesem.

Oto nasze najlepsze praktyki…


 

Wizytówka na event (lub strona internetowa)

Kamieniem węgielnym wszystkich wysiłków promocyjnych jest wizytówka wydarzenia lub strona internetowa. Może to być strona lub witryna związana z wydarzeniem lub jeśli nie masz witryny dla wydarzenia, użyj profilu na Facebook, Instagram, Twitter.

Jak promować event - krok po kroku?

eventy krok po kroku


1. Przekonujący opis eventu

Wyraźnie wskaż temat, godzinę, miejsce i do kogo jest kierowane. Opis powinien zawierać konkretne korzyści dla każdego rodzaju uczestników. Spraw, by był krótki i czytelny. Jeśli to możliwe, korzystaj z rekomendacji innych organizowanych eventów.

2. Treści evetowe przed publikacją wydarzenia

Przekazywanie namacalnych treści skierowanych do uczestników imprezy, może to być wideo, zdjęcia, t-shirty. Zrobione poprawnie, może przysporzyć rozgłosu promując event. Dobrze jeśli treści zawierają obietnicę dobrej zabawy, nauki, korzyści, ale i późniejszych wspaniałych wspomnień!

3. Zdjęcia i biografie mówców na evencie

Świetni mówcy przyciągają tłumy jak magnes. Strona powinna pokazywać twarze mówców i wymieniać ich doświadczenia oraz korzyści dla uczestników wynikające z uczestnictwa właśnie w spotkaniu z tym prelegentem. Jeszcze lepiej jeśli Twoi prelegenci zamieszczą odnośniki do Twojego wydarzenia na swoich stronach.

4. Wizerunek zdarzenia eventowego

Wizerunek, wyobrażenie o nim powstanie już wtedy, gdy strona zostanie udostępniona w internecie lub w sieciach społecznościowych. Może to być logo wydarzenia, zdjęcie pokoju pełnego ludzi lub prawdziwa uśmiechnięta twarz.

5. Filmy związane z wydarzeniem eventowym

Twórz proste wywiady wideo z prelegentami i zamieszczaj je na swoich stronach. Możesz je nagrywać zdalnie, prowadzić wywiady przez Skype lub Messenger. To łatwiejsze niż myślisz i bardzo skuteczne później. Jeśli poprosisz, może prelegenci zrobią dla Ciebie taki film.

6. Wyraźny przycisk „zarejestruj się teraz”

Bez wyraźnie widocznego przycisku i wezwania do działania możesz nie otrzymać żadnych działań.
E-mail przed wydarzeniem
Jeśli masz listę, e-mail marketing może być najlepszym kanałem dotarcia do uczestników Twojego event’u. Jeśli tego nie zrobisz, możesz poprosić partnerów, mówców lub znajomych, aby wspomnieli o wydarzeniu w swoich e-mailach

7. Wiersz tematu

Linie tematyczne, które budzą respekt, złość lub niepokój, prowadzą do lepszej efektywności. Badania wykazały, że tematy ciepłe, ale z ogólną treścią emocjonalną są rzadziej otwierane. Wypróbuj linię tematyczną, na przykład

„10 rzeczy, które stracisz, jeśli nie będziesz uczestniczyć w tym wydarzeniu”.

8. Wyślij w weekend informacje o evencie

Rozważ wysłanie e-maila w weekend. Ponieważ niewiele firm to robi, wskaźniki otwarcia OR i klikalności CTR mogą być wyższe. A gdy uczestnicy widzą, to jeszcze w weekend, mogą czuć się mniej zestresowani i chętniej poświęcić dłuższą chwilę na analizę treści.

9. Miniatura wideo

Pokaż „klikalny” podlinkowany obraz w e-mailu. Miniatury filmów w wiadomościach e-mail mogą podnieść współczynniki klikalności.

10. Dowód socjalny

Jeśli masz pozytywne opinie z poprzednich wydarzeń lub dane uwierzytelniające dla prelegentów, użyj ich jako cytatów w wiadomościach e-mail i na stronie internetowej.

11. Wyślij i ślij ponownie informacje związane z wydarzeniem

Zaplanuj wysłanie e-mail marketingu kilka razy. W przypadku dużych imprez, e-mail z co najmniej jednorocznym wyprzedzeniem, aby ogłosić listę prelegentów i ogłosić eventualne rabaty za wczesną rejestrację.
Kolejny e-mail tuż przed końcem rabatu i ponownie w miarę zbliżania się wydarzenia. Na koniec wyślij wiadomość e-mail na kilka dni wcześniej z przypomnieniem czasu, miejsca i linkiem do ostatecznej rejestracji.


 

AKTYWNOŚĆ SPOŁECZNA PRZED EVENTEM

 


Eventy są także okazjami społecznymi. Oczywiście Twój marketing wydarzeń powinien wykorzystywać media społecznościowe. Oto jak promować wydarzenie w mediach społecznościowych i na blogach:

12. Hashtag #eventy

Wybierz hashtag wydarzenia, który jest krótki i idealnie dopasowany do Twojego wydarzenia. Zawsze używaj tego hashtagu w każdym tweecie i poście.

13. Linki w postach społecznościowych

Zwykle posty na Twitterze, Facebooku i LinkedIn będą linkować do Twojej witryny. Ale gdy promujesz wielkie wydarzenie, zastanów się nad zmianą tych linków, aby wysyłały odwiedzających bezpośrednio na stronę interesującego gości konkretnego elementu wydarzenia.

14. Znajdź odpowiednich ludzi na event na Twitterze

Użyj zaawansowanego wyszukiwania na Twitterze, aby znaleźć osoby, które są zainteresowane Twoim tematem i mieszkają w pobliżu. Wymień je w tweetach na temat wydarzenia lub tweetuj bezpośrednio z przyjaznym zaproszeniem.

15. Tweeeeeet eventy!

W przeciwieństwie do poczty e-mail większość postów, tweetów jest pomijana, gdy przepływają przez strumienie społecznościowe Twoich odbiorców. Oto lista powodów, dla których warto „postować”, tweetować. Wiele z tych postów, tweetów można zaplanować z dużym wyprzedzeniem:

  • Rejestracja zostanie otwarta
  • Rejestracja z rabatami kończy się wkrótce
  • Odliczanie: „Tylko X dni do wydarzenia!”
  • Przypomnienie czasu i lokalizacji
  • Podziękuj swoim sponsorom (wspomnij o sponsorach)
  • „Właśnie zobaczyłem prezentację (wspomnij prelegenta)
  • „Do zobaczenia na imprezie!” z oznaczeniem osób zarejestrowanych.
  • Dziękujemy za likowanie, udostępnianie, publikowanie i polecenia (wspomnij o wszystkich, którzy dzielą się)
  • Posty, tweety z referencjami o prelegencie (znajdź je na LinkedIn)

16. … następnie podążaj za ludźmi

Po tych postach, tweetach obserwuj kilka osób, które mogą być zainteresowane Twoim tematem. Kiedy podążasz za kimś, możesz zwrócić na siebie ich uwagę i mogą zauważyć to wydarzenie.

17. Opublikuj wydarzenie na Facebooku i LinkedIn

Oczywiście! Upewnij się, że wyświetlany jest obraz ze strony wydarzenia. Wspomnij prelegentów, zachęcając ich do dzielenia się nimi ze swoimi sieciami. Opublikuj ponownie filmy i przypomnij osobom o terminach rejestracji.

18. Strona z podziękowaniem za rejestrację

Na stronie z podziękowaniami po rejestracji, zaoferuj im możliwość udostępnienia wydarzenia w mediach społecznościowych. Post, tweet zawiera hashtag oraz link do strony rejestracji.

19. E-mail z automatyczną reakcją na rejestrację

Gdy ludzie zarejestrują się, otrzymają e-mail. Wykorzystaj to jako okazję do zasugerowania, żeby polubili Twój profil, blog, stronę wydarzenia. Nie zapomnij wspomnieć o hashtagu.

20. Inne e-maile z automatyczną odpowiedzią

Jeśli Twoja witryna może wysyłać użytkownikom wiadomości e-mail, gdy przesyłają formularz kontaktowy, dodaj link do tego ewentu.

21. Krzyżuj strumienie

Jeśli zauważysz, że osiągasz ruch w jednej sieci społecznościowej, ale nie w innych, przenoś rozmowy do pozostałych sieci. Jeśli ktoś udostępnia coś na Facebooku, podziękuj mu na Twitterze. Jeśli ktoś wspomina o wydarzeniu na Twitterze, przywitaj się z nim na LinkedIn.
Pre-eventowe wpisy na blogu

22. Napisz wpis na blogu przed eventem

Tydzień wcześniej. Podobnie jak w przypadku filmów, może to być wywiad z jednym lub kilkoma mówcami. Wywiady e-mailowe to skuteczny sposób na szybkie udostępnianie treści. Po prostu wyślij listę pytań i opublikuj odpowiedzi, gdy prelegent je odeśle. Link do tego posta wysyłaj we wspomnianych wyżej e-mailach.

23. Poproś prelegentów, aby pisali posty

Jeśli oni coś dla ciebie napisali, zachęć ich do udostępnienia tych treści w swoich sieciach.

Jeśli chciałabyć/chciałbyś o coś zapytać – śmiało. Lubimy pytania 🙂


 

WSPÓŁPRACA Z PARTNERAMI

 


24. Partnerzy fotografowie i operatorzy kamer

Jeśli nie masz budżetu na zatrudnienie profesjonalistów, zaoferuj darmowy wstęp (lub nawet stolik w przestrzeni eventowej) dla profesjonalnego fotografa lub kamerzysty w zamian za ich usługi. I upewnij się, że zobowiązują się do udostępnienia zasobów w rozsądnym terminie.

25. Partnerzy stowarzyszeni

Utwórz niepowtarzalny kod promocyjny dla każdego partnera i prelegenta. Mogą używać tego kodu, gdy promują wydarzenie, oferując zniżki dla osób w ich sieciach społecznościowych. Ponieważ kod jest unikalny dla tego partnera, wiesz, jak skuteczny był ten partner w promowaniu wydarzenia. Możesz także przewidzieć prowizje dla nich. Zachęcaj innych do promowania tego wydarzenia jako członków stowarzyszonych z kodami promocyjnymi. To może być bardzo skuteczne!

26. Wstępnie napisane posty i tweety

Zachęcaj sponsorów, partnerów i prelegentów do pomocy w promocji, ułatw im to . Napisz listę interesujących postów i tweetów i wyślij im je w wiadomości e-mail. Unikniesz używania niewłaściwego linku lub hashtagu.

27. Kolacja i napoje

Zaproś prelegentów, sponsorów, wpływowe osoby i członków prasy na wieczór przed imprezą. To jest szansa na nawiązanie więzi i zabawę. Silne osobiste powiązania mogą prowadzić do lepszej spójności w dniu wydarzenia.

28. Prześlij event do lokalnych mediów

Wiele witryn medialnych, zwłaszcza lokalnych serwisów informacyjnych, umożliwia publikowanie wydarzeń. Znajdź je, wyszukując w Google hasło „kalendarze wydarzeń” w swoim mieście.

29. Prześlij do stowarzyszeń branżowych

Stowarzyszenia branżowe i handlowe mogą również zezwalać na składanie wniosków. Jeśli wydarzenie jest istotne dla ich odbiorców, zapytaj, czy akceptują, publikują lub promują eventy i wydarzenia od organizacji zewnętrznych. Izby handlowe często chętnie promują wydarzenia związane z ich członkami, zwłaszcza jeśli organizatorzy są ich członkami.

30. Niech prasa wie o evencie

Prawdopodobnie istnieją dziennikarze, którzy zajmują się lokalnymi wydarzeniami. Znajdź ich, wyszukując podobne wydarzenia w witrynach z wiadomościami. Następnie skontaktuj się z nimi z zaproszeniem, podeślij propozycję odpowiedniego artykułu. Może to być wywiad z prelegentem. Jeśli skutecznie przyciągniesz ich uwagę, możesz uzyskać przychylność prasy!


 

SPRAW ABY STRONA „EVENTY” BYŁA PRZYJAZNA DLA SEO

 

Ludzie mogą już teraz szukać Twojego wydarzenia! Postępuj zgodnie z poniższymi podstawowymi instrukcjami, aby zoptymalizować stronę.


31. Wskaż słowo kluczowe

Najpierw musimy wybrać odpowiednie słowo kluczowe. Docelowe słowo kluczowe powinno łączyć temat wydarzenia, słowo „wydarzenie lub event” i nazwę miasta . Przykłady: „konferencja samochody elektryczne Wrocław„.

32. Tagi i nagłówki

Użyj tagu tytułu i nagłówka, które zawierają docelowe słowo kluczowe. W tagu tytułu najlepiej umieścić nazwę wydarzenia na końcu, dlatego słowo kluczowe pojawia się jako pierwsze. Pomaga to wskazać przydatność Google. Na przykład wydarzenie dla weterynarzy może zyskać na stronie internetowej z tagiem tytułowym, takim jak np. „Weterynaria przyszłości event w Poznaniu”.

33. Opis przyjazny dla wyszukiwarki

Strona wydarzenia powinna mieć ładny, szczegółowy opis zdarzenia, który zawiera słowo kluczowe kilka razy. Jeśli jest długa, podziel tekst na krótkie, zwięzłe akapity. Używaj dużo formatowania, w tym nagłówków, nagłówków podrzędnych, linków wewnętrznych, list wypunktowanych itp.

34. Łączenie

Wewnętrzne linki są ważne dla rankingów wyszukiwarek, więc pamiętaj, by linkować do strony wydarzenia z innych stron Twojej witryny, w tym ze starszych postów na blogu. To poprowadzi odwiedzających do strony, ale także pomoże wyszukiwarkom wiedzieć, że strona jest istotna.
Podczas imprezy
Postuj i tweetuj na żywo podczas wydarzeń, to ogromna szansa na dalsza promocję, a w jeśli są to eventy kilkudniowego nawet na pozyskanie kolejnych chętnych. Rejestrujący będą obserwować hashtag, więc wypełnij posty interesującą treścią.

35. Używaj cytatów

Wyłapuj najlepsze cytaty z rozmów i prezentacji. Wspomnij osobę, która to powiedziała i użyj hashtagu.

336. Udostępnij zdjęcia

Pamiętaj, aby robić zdjęcia ludzi, prelegentów i uczestników event u i dziel się nimi na w mediach społecznościowych. Smartfony to ułatwiają. Wspomnij ludzi i użyj hashtagu. Dla pewności poproś o zgodę.

37. Zorganizuj zabawę z nagrodami

Nawet jeśli rozdajesz coś małego, na przykład książkę lub prezent od sponsora, wykorzystaj to jako okazję do zebrania adresów e-mail (oczywiście za zgodą), a następnie udostępnij zdjęcie zwycięzcy trzymającego prezent w sieciach społecznościowych .
Koniec wydarzenia nie jest końcem marketingu wydarzeń.

38. Kontynuuj pracę nad wizerunkiem wydarzenia

Po wydarzeniu kontynuuj działania, dzięki którym Twoje następne wydarzenie będzie jeszcze większym sukcesem.

39. Post po wydarzeniu

Przypomnienie na stronie lub blogu zdarzeń jest często łatwe i przyjemne. Opublikuj je na witrynie wydarzenia lub prześlij jako post. Podsumuj całe wydarzenie. Te podsumowania mogą zawierać cytaty pozytywnych opinii z ankiety uzupełniającej.

40. Prezentacje prelegentów

Eventy to ludzie, zatem podobnie jak w przypadku zdjęć, idealne jest, jeśli prezentacje są osadzone w witrynie wydarzenia lub blogu.

41. Galeria zdjęć z wydarzeń

W idealnym przypadku te galerie są osadzone w witrynie wydarzenia lub podsumowują post na blogu. Idealnie jeśli będziesz potrafił oznaczyć na zdjęciach poszczególnych uczestników eventu.

42. Przypomnij najlepsze posty i tweety z wydarzenia

Znajdź te najpopularniejsze lub najchętniej komentowane. Są one łatwe do znalezienia, jeśli użyłeś hashtagu.
E-mail po wydarzeniu
E-mail follow-up dla rejestrujących jest sposobem, aby podziękować, udostępniać ważne linki i pozyskać sprzymierzeńców w marketingu szeptanym na kolejne eventy.

43. Link do ankiety

Ankiety to świetny sposób na uzyskanie opinii, ale są także sposobem na zebranie opinii , które możesz wykorzystać w przyszłych wydarzeniach.

44. Link do postów na blogu po wydarzeniach

Ponieważ już zebrałeś najlepsze treści evetnu i opublikowałeś je, dołączenie ich w tych e-mailach powinno być łatwe.

45. ​​Zaproś rejestrujących, aby śledzili Cię w sieciach społecznościowych

Niektórzy z twoich rejestrujących mogą Cię jeszcze nie śledzić. Nie przegap okazji, by promować swoje konta w mediach społecznościowych! Namów ich do subskrypcji newslettera.


 

AKTYWNOŚĆ SPOŁECZNA PO WYDARZENIU

 

Teraz czas podzielić się historiami, powiedzieć dziękuję i pozostać w kontakcie. Oto niektóre działania w mediach społecznościowych.


46. Dziękujemy

Pokaż wdzięczność po wydarzeniu, dziękując prelegentom, sponsorom i uczestnikom w kolejnych tweetach i postach. To jest dobre dla networkingu.

47. Opublikuj zdjęcia

Umieść kilka swoich najlepszych zdjęć na Facebooku i Google+. Pamiętaj, by tagować i wspominać o ludziach.

48. Kontynuuj udostępnianie

W kilka dni po wydarzeniu posłuchaj innych wpisów na Twitterze, wzmiankach i blogach. Mam nadzieję, że hashtag czyni to łatwym. Kiedy zobaczysz te wzmianki, udostępnij je!
Mamy nadzieję, że jest tu co najmniej kilka cennych pomysłów na promocję Twojego wydarzenia – a i na kolejne eventyrównież, których wcześniej nie próbowałeś. Pamiętaj, im więcej zrobisz, tym więcej wygrasz.

Oczywiście powyższe krok po kroku”są do zastosowania na kolejne wydarzenia i eventy, które będziesz organizowała/organizował.

Organizacja eventu krok po kroku


Jeśli eventy i ich organizacja nadal sa dla Ciebie problematyczne:

Pytaj – skontaktuj się z nami spróbujemy pomóc 🙂