Podwykonawcy konferencji – jak wybrać najlepszych?

6 wskazówek dotyczących wyboru najlepszych podwykonawców konferencji Znasz swoje potrzeby? Czy tylko Google może wskazać ci podwykonawcę? Czy liczy się […]

  Posłuchaj streszczenia:
 

6 wskazówek dotyczących wyboru najlepszych podwykonawców konferencji

Znasz swoje potrzeby?

Czy tylko Google może wskazać ci podwykonawcę?

Czy liczy się pierwszy kontakt liczy?

Czy cena jest najważniejsza przy wyborze podwykonawców?

Czy im więcej ofert od wykonawców tym lepiej?

Myślisz ze ważne jest przeczucie w wyborze wykonawcy?

 

Każde udane wydarzenie konferencyjne opiera się na połączeniu godnych zaufania podwykonawców.

Może być wyzwaniem znalezienie odpowiedniego podwykonawcy, którego potrzebujesz do każdego zaplanowanego wydarzenia. Jeśli jeden podwykonawca popełni błąd, może on odbić się na całym przedsięwzięciu konferencyjnym i zaszkodzić  relacjom, które masz z klientem lub innymi podwykonawcami. Dlatego tak ważna część procesu planowania zdarzeń to weryfikacja podwykonawców i umiejętność negocjacji z nimi.

jak znaleźć podwykonawcę na konferencje - hotelkonferenyjny.pl

Oto 6 wskazówek dotyczących wyboru najlepszych podwykonawców wydarzeń konferencyjnych:

1. Określ swoje potrzeby

Najpierw przeprowadź sesję burzy mózgów ze swoim zespołem i oszacujcie gdzie potrzebujecie wsparcia podwykonawców, co każdy z podwykonawców ma dostarczyć w dniu konferencji, czasami zaczynając od najprostszych elementów jak choćby hostessy, a kończąc na ciężarówkach sprzętu z nagłośnieniem, oświetleniem i sceną. Jeśli masz solidną listę rzeczy, które chcesz zrobić, łatwiej będzie ocenić propozycje podwykonawców.

Wskazówka – czasami podwykonawcy będą wiedzieć, czego potrzebujesz lepiej niż Ty. Aby uzyskać najlepszy efekt skonfrontuj ich zalecenia z własną wiedzą i listą potrzeb. Zalecenia podane przez podwykonawców będą mówić wiele na temat tego, jak doświadczeni i wykwalifikowani są, pamiętajcie o tym.

2. Google nie jest Twoim jedynym źródłem

Najlepszym sposobem uzyskania potrzebnych informacji od dostawcy jest bezpośrednie skontaktowanie się z nimi w celu sprawdzenia ich możliwości. Oczywiście docieranie do ton indywidualnych sprzedawców może być zniechęcającym zadaniem … i naprawdę, kto ma tyle czasu? Planiści imprez z pewnością tego nie robią. Aby zawęzić opcje, zapoznaj się z blogami branży eventowej i innymi stronami związanymi z wydarzeniami, które pomogą Ci znaleźć idealnego dostawcę dla Twojego wydarzenia.

Rozmowa ze współpracownikami, istniejącymi podwykonawcami i osobami z branży imprez może również pomóc zawęzić opcje. Najprawdopodobniej okaże się, że ludzie w branży hotelarsko-eventowej są niezwykle przyjaźni i pomocni w kierowaniu firm do zaufanych dostawców. Najprawdopodobniej będą też mieć renomowanego, preferowanego dostawcę usług, których potrzebujesz.

3. Pierwszy kontakt

Kiedy po raz pierwszy kontaktujesz się z podwykonawcą, upewnij się, że spełnia on wszystkie Twoje z góry określone wymagania i sprawdź jego dostępność na dzień planowanego wydarzenia. Nie ma sensu marnować czasu, a jeśli nie są dostępni, a prawdopodobnie mogą polecić Ci innych dostawców. Oto kilka przykładów rodzajów informacji, które powinieneś uzyskać podczas tej wstępnej rozmowy z podwykonawcą:

Czy mogą zrealizować wszystkie swoje usługi samodzielnie?

Niektórzy podwykonawcy nie posiadają własnego sprzętu ani nie mają własnego personelu. Oznacza to, że jeśli będą potrzebować dodatkowego sprzętu lub dodatkowego personelu, najprawdopodobniej będą marnować Twoje koszty, aby nadal zarabiać na usługach.

Jak wiarygodny jest ich zespół?

Chociaż e-mail to świetny sposób na wyjaśnienie informacji, rozmowa telefoniczna lub spotkanie twarzą w twarz może dać Ci dużo lepsze wyczucie osób, z którymi będziesz potencjalnie pracować. Poświęć trochę czasu, aby zapytać o załogę, która będzie na miejscu podczas imprezy. Czy są punktualni? Czy posprzątają po sobie? Rozmawiaj z ludźmi, którzy będą z tobą pracować, a nie tylko z handlowcem.

Jaką konkretną usługę mogą wykonać?

Unikaj polegania na błyszczących broszurach lub informacji ze strony internetowej. Spróbuj dowiedzieć się o typach wydarzeń, które zrealizowali w przeszłości lub ostatnio. Dowiedz się, z którymi typami klientów zazwyczaj pracują. Jeśli mają doświadczenie w pracy w branży, to zawsze jest plus. Poproś o skierowania do klientów, aby potwierdzili podane informacje. Jeśli informacje, które podają, sprawdzają się, to zaczynasz budować zaufanie, a jeśli nie, to wiesz, że możesz iść dalej.

4. Poproś o wiele ofert

Nawet jeśli masz pewność, że zamierzasz korzystać z usług określonego dostawcy, uzyskanie więcej niż jednej oferty jest świetną i najlepszą praktyką. Te oferty będą służyć jako punkt odniesienia przy porównywaniu podwykonawców teraz i w przyszłości. Zobaczysz również, jakie są poziomy cen w branży. Oferta od jednego podwykonawcy, którego możesz nawet nie lubić, może mieć pewne inkluzje, które przeoczył twój preferowany podwykonawca.

5. Nie rób kosztów z dołu

Jedną z największych rad, które mogę przekazać: nie wybieraj podwykonawcy  wyłącznie na podstawie ceny. Jeśli Twój budżet jest poważnym problemem, znajdź inne obszary, w których można go przyciąć i zatrudnij tylko tych, których naprawdę potrzebujesz. Ostatecznie wartość podwykonawcy zostanie określona na podstawie tego, jak dobrze wykonał swoja pracę, a nie tylko kosztów.

Wreszcie upewnij się, że podane ceny zawierają wszystko i nie ma żadnych dodatkowych kosztów. Ostatnią rzeczą, jakiej oczekujesz, jest to kiedy podwykonawca prześle ci dodatkowe rachunki, które nie zostały przewidziane w kosztorysie.

6. Kieruj się przeczuciem

Rozważ wszystkie opcje, przygotuj główny arkusz kalkulacyjny i wybierz podwykonawcę, który dostosuje się do twoich potrzeb  i do  którego czujesz największą wiarę w realne wsparcie podczas realizacji konferencji.

Jeśli nie masz pewności co do wszystkich opcji, poproś o więcej informacji lub uzyskaj inną ofertę od innych dostawców.

Powodzenia. Twoja konferencja, to teraz niemal pewny sukces.

Jeśli nasz artykuł podobał Ci się – podziel się z innymi – lub napisz opinię (jeśli art się nie podobał również)