PlanujÄ™ organizacjÄ™ konferencji.

Planuję organizację konferencji lub szkolenia i potrzebuje porady na co zwrócić uwagę. Proszę bardzo. Poniżej poradnik Jak zaplanować konferencję krok po kroku. 

Wybór odpowiedniego miejsca na spotkanie firmowe, event, konferencję czy sesję szkoleniową jest tak samo ważny jak staranne zaplanowanie sesji czy wybór prelegentów. W zależności od tego, co konferencja ma do zaoferowania, sensowne jest wybranie miejsca, które najlepiej odpowiada potrzebom technologicznym. Znalezienie odpowiedniego miejsca na wydarzenie może być czasochłonne. W przypadku wydarzenia lokalnego, można znaleźć lokalizację w rozsądnej odległości od domów lub miejsc pracy większości uczestników.

Jeśli wielu uczestników będzie przyjeżdżać z innego miasta, korzystna będzie lokalizacja w pobliżu lotniska lub ich hoteli. Jeśli delegaci na spotkanie lub imprezę przyjeżdżają z innego miasta, może być potrzebne miejsce w pobliżu lotniska, pociągu lub środków transportu publicznego. Przed podjęciem decyzji o wyborze lokalizacji należy upewnić się, że istnieje możliwość dojazdu do miejsca spotkania samolotem, pociągiem lub samochodem. Jeśli miejsce nie pomieści wszystkich gości, zorganizuj transport lub poinformuj o możliwości pokrycia kosztów taksówki.    

Planuję organizację konferencji, więc sprawy techniczne są dla mnie równie ważne, co reszta. Ustal również, czy na miejscu będzie dostępne wsparcie techniczne podczas imprezy. Będziesz miał dużo do zrobienia w dniu imprezy, więc sprawdź, czy na miejscu jest dedykowany koordynator lub wyznaczona osoba, która pomoże w rozwiązywaniu problemów, które się pojawią. Należy również zapytać, kto będzie punktem kontaktowym w dniu, w którym należy dokonać ostatecznego obsadzenia personelu i czy można dokonać jakichkolwiek zmian w dniu imprezy, np. dodać więcej krzeseł do umowy najmu. Upewnij się, że masz jasne wyobrażenie o tym, co jest zawarte w wynajmie nieruchomości i ile będzie kosztował czynsz.    

Jeśli potrzebujesz dodatkowych usług, takich jak specjalne posiłki (w tym życzenia dietetyczne), aranżacje kwiatowe, serwetki higieniczne i długopisy, usługi audiowizualne, wsparcie IT, instalacje i oświetlenie, meble do produkcji imprez, sprzedaż biletów, transport lub wycieczki z przewodnikiem dla gości, zapytaj, co sugeruje Twoja lokalizacja lub czy mają preferowanych dostawców, z którymi możesz współpracować. Często zdarza się, że menadżerowie obiektów eventowych są dobrze zorientowani w tych usługodawcach. Właściwe miejsce konferencji może dać ci pojęcie o najlepszych salach konferencyjnych dla każdej potrzeby, jak dostępne są one dla reszty twoich konferencji i co musisz kupić lub wynająć, aby je wyposażyć.    

Planując imprezy firmowe poza miastem lub zapraszając zespoły z innych miejscowości, wygodnym rozwiązaniem może być wybór miejsca z możliwością noclegu lub lokalizacji w pobliżu odpowiedniego hotelu. Warto rozważyć lokalizację w pobliżu hotelu dla gości spoza miasta. Jeśli wielu uczestników konferencji pochodzi spoza miasta, możesz zorganizować konferencję w hotelu lub w miejscu znajdującym się w niewielkiej odległości od kilku hoteli i restauracji.    

PlanujÄ™ organizacjÄ™ konferencji, wiÄ™c stawiam na jakość, a nie oszczÄ™dność. Podczas gdy możesz zaoszczÄ™dzić pieniÄ…dze, korzystajÄ…c z przestarzaÅ‚ego miejsca, twoi uczestnicy mogÄ… narzekać na „atmosferÄ™” spotkania. Nawet jeÅ›li spotkanie jest stosunkowo ciche i spokojne, np. jako część wiÄ™kszego spotkania lub firmowego spotkania biznesowego, to i tak lepiej jest wynająć pokój z dala od miejsca wydarzenia. 

Jeśli organizujesz koncert galowy, prawdopodobnie będziesz potrzebował innego lokalu niż na wystawę. W przypadku imprez z udziałem gości, należy upewnić się, że otrzymamy najlepsze ceny za pokój. Wiedząc, ile i kiedy będziesz musiał zapłacić, pomożesz wybrać najlepszy wynajem sali konferencyjnej dla Twojego budżetu. Musisz wiedzieć, ile osób będzie obecnych, na ile godzin potrzebujesz miejsca i czy chcesz zjeść posiłek.    

Następnie są kwestie strojenia; potrzeby audiowizualne i linia czasu. Nawet jeśli znajdziesz miejsce konferencji na wczesnym etapie procesu planowania wydarzenia, nadal musisz mieć ogólne pojęcie o rodzajach wydarzeń, które będą obejmować, usługach, których będziesz potrzebować oraz potrzebach twojego zespołu i uczestników. Podczas wybierania miejsca na konferencję, lista kontrolna może pomóc Ci przejrzeć dostępne opcje. Wszyscy wiemy, że znalezienie odpowiedniego miejsca na konferencję może mieć duże znaczenie, zwłaszcza, że jest to jeden z głównych wydatków.    

Zadaj poniższe pytania podczas wizyt w danym miejscu, aby upewnić się, że nie przeoczysz niczego ważnego. Dowiedz się z wyprzedzeniem, kiedy będziesz miał dostęp do obiektu, abyś mógł się przygotować, a kiedy zabraknie miejsca, abyś mógł to odpowiednio zaplanować. Zapytaj, co jeszcze będzie się działo w miejscu, w którym chcesz zarezerwować miejsce. Zapytaj koordynatora, czy na miejscu nie będą miały miejsca inne wydarzenia, które kolidują z Twoim eventem lub brandingiem.    

Upewnij się, że dane miejsce pomoże Ci stworzyć wartość dla uczestników, którzy zapiszą się na Twoją konferencję. Nie należy zakładać, że wszystkie miejsca oferują ten sam poziom usług i integracji, ani że wszystkie usługi będą dostępne w trakcie Twojego wydarzenia. Jeśli miejsce zapewnia jedzenie lub napoje, pamiętaj, aby zapytać, czy może zapewnić jedzenie, które spełni pewne ograniczenia dietetyczne, jeśli jest to odpowiednie dla Twojego wydarzenia.

Wymień wszystko, czego oczekujesz od swojej imprezy, zawęź elementy opcjonalne i poproś organizatora, aby jasno określił, jaki będzie ostateczny rachunek. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się zaprosić na swoją konferencję kilkadziesiąt, czy tysiące osób, po wcześniejszym ustaleniu miejsca możesz swobodnie wybierać, aż znajdziesz odpowiednie miejsce. Znacznie trudniej będzie Ci zarezerwować najlepsze miejsca na wybrane przez Ciebie terminy.    

Jeśli Twoje wydarzenie jest zaplanowane na więcej niż jeden dzień, lub jeśli musisz wykupić całą przestrzeń na duże wydarzenie, warto rozważyć dokonanie rezerwacji z dużym wyprzedzeniem, aby upewnić się, że miejsce jest dostępne i masz czas na przygotowanie. Decydując się na trzy lub cztery miesiące przed planowaną datą wydarzenia, łatwo jest znaleźć idealne miejsce na imprezę, mając wystarczająco dużo czasu na dokonanie niezbędnych zmian. Zarezerwuj miejsce na co najmniej 4-6 miesięcy wcześniej, aby mieć wystarczająco dużo czasu na zaplanowanie innych ważnych rzeczy, takich jak posiłki, broszury dotyczące wydarzenia i strony internetowe.    

Sprawdź, czy możesz zaplanować wizytę w miejscu, w którym odbywa się wydarzenie o podobnej scenerii. Jeśli obiekt ma jakieś ograniczenia (np. podjazdy dla wózków nie znajdują się w pobliżu głównej sali konferencyjnej), przydziel dodatkowy personel i oznakowanie w dniu imprezy. Jeśli miejsce spotkania nie znajduje się w odległości krótkiego spaceru, sprawdź, czy hotel zapewnia transport.    

Chociaż wybór miejsca spotkania nieco dalej może być tańszy, może być niewygodny dla uczestników. Jeśli wybierasz ośrodek wypoczynkowy, hotel lub centrum konferencyjne, które znajduje się nieco na uboczu, postaraj się upewnić, że jest tam wszystko, czego potrzebujesz, aby zrelaksować się podczas konferencji.

Planuję organizację konferencji. Jeśli planujesz dobrze, to zaczniesz od bezpłatnej wyszukiwarki hoteli konferencyjnych www.hotelkonferencyjny.pl, która umożliwia znalezienie hotelu w każdej wybranej lokalizacji w Polsce. 

---