Wybór miejsca na konferencję.

Wybór miejsca na konferencję. Wybór miejsca na konferencję, to kluczowe zadanie. Bez względu na to, czy organizujesz konferencję dla klientów, […]

Wybór miejsca na konferencję.

Wybór miejsca na konferencję, to kluczowe zadanie. Bez względu na to, czy organizujesz konferencję dla klientów, partnerów czy większą konferencję, odpowiednia przestrzeń ma kluczowe znaczenie. Staraj się znaleźć lokalizacje, w których łatwo jest przemieszczać się z jednej sali konferencyjnej do drugiej i w których sale konferencyjne mają wystarczająco dużo miejsca, aby delegaci mogli poruszać się i komunikować w różnych obszarach. W przypadku lokalnych spotkań lub wydarzeń warto rozważyć lokalizację w pobliżu biura, aby zachęcić uczestników do udziału (lub dalej, aby zapewnić zmianę scenerii). W przypadku planowania imprez firmowych poza miastem lub zapraszania zespołów z innych lokalizacji, wygodnym rozwiązaniem może być wybór miejsca z możliwością noclegu lub lokalizacji w pobliżu odpowiedniego hotelu. 

Jeśli miejsce konferencji nie znajduje się w odległości krótkiego spaceru, należy sprawdzić, czy hotel zapewnia transport. Następnie zapytaj w miejscu konferencji, czy pobierają opłaty za parking, sprawdź lokalizację lokalnych stacji kolejowych lub stacji metra, itp. Jednak nawet lokalni goście powinni być w stanie znaleźć miejsce konferencji i dotrzeć do niego przy minimalnym wysiłku. Jednak nawet lokalni goście powinni być w stanie znaleźć miejsce i dotrzeć do niego bez większego wysiłku. Dla lokalnych gości wybór lokalizacji w pobliżu obiektów może stanowić różnicę między wyższą lub niższą frekwencją i ogólnym zadowoleniem z wydarzenia.     

Przy 36% planistów wydarzeń wydających większość swojego budżetu na miejsce imprezy, wybór miejsca na konferencję staje się jednym z najważniejszych i najtrudniejszych aspektów procesu planowania. Kiedy organizatorzy spotkań stają przed zadaniem znalezienia i wyboru hotelu lub miejsca na konferencję, decyzja o tym, który hotel jest najlepszy dla ich grupy nie powinna być traktowana lekko. Oczywiście, wszystkie hotele oferują ten sam produkt – pokoje, sale konferencyjne, basen, restauracje – jednak nie wszystkie hotele są sobie równe.     

Podczas gdy hotel może posiadać sale konferencyjne, personel będzie dzielił swój czas pomiędzy wiele zadań związanych z gościnnością i nie zawsze może być w stanie natychmiast zaspokoić twoje potrzeby. Postaraj się znaleźć hotel z salami konferencyjnymi, które ograniczają hałas z zewnątrz i są położone z dala od miejsc o dużym natężeniu ruchu, takich jak lobby, siłownia czy basen. Nie chcesz, aby twoja konferencja wyglądała na w połowie pustą, wynajmując salę dla 300 osób, jeśli masz tylko 50 uczestników, więc wybieraj miejsca mając to na uwadze. Sprawdź drobne szczegóły dotyczące sali konferencyjnej oferowanej przez hotel lub obiekt.     

Jeśli twoje wydarzenie odbywa się przez cały dzień lub przez kilka dni, często najlepiej jest wybrać miejsce na konferencję z miejscami siedzącymi na miejscu. Wybór miejsca na konferencję, to także catering. Upewnij się, że jedzenie zostanie dostarczone na czas, spełni wymagania dietetyczne oraz będzie prezentowane i serwowane z maksymalną wydajnością przez dedykowany personel, który zna układ i godziny otwarcia lokalu. Oświetlenie i akustyka są często pomijane przy wyborze miejsca konferencji, ale mają ogromny wpływ na wrażenia delegatów. 

Wybór miejsca na konferencję warto zacząć od bezpłatnej wyszukiwarki hoteli konferencyjnych www.hotelkonferencyjny.pl

Tags
Mateusz Mateyka

Mateusz

Teoretyk i praktyk sztuki hotelarskiej. Urodzony orator i erudyta, lubi statystyki - szczególnie te zielone.