Konferencja check lista


Konferencja check lista. Przygotowania do konferencji Konferencja check lista. Format PDF: pobierz Określ charakter konferencji. Wybierz najlepszy termin na konferencję. […]

  Posłuchaj streszczenia:
 

Konferencja check lista.

Przygotowania do konferencji

Konferencja check lista. Format PDF: pobierz

  • Określ charakter konferencji.
  • Wybierz najlepszy termin na konferencję.
  • Zaplanuj i oszacuj budżet konferencji dzieląc wydatki na stałe i ruchome, zaplanuj rezerwę budżetową.
  • Opracuj program konferencji.
  • Zaplanuj harmonogram przygotowań do konferencji i realizacji.
  • Stwórz zespół ds. wsparcia organizacji konferencji.
  • Pozyskaj wsparcie finansowe i partnerów merytorycznych.
  • Wyślij zapytania do centrów konferencyjnych i hoteli w określonej lokalizacji i o odpowiednim standardzie.
  • Znajdź podwykonawców usług konferencyjnych i podpisz umowy.
  • Zrób wizję lokalną przed podjęciem decyzji.
  • Zarezerwuj salę konferencyjną, w której konferencja ma odbyć się.
  • Zarezerwuj pokoje i wyżywienie.
  • Zgromadź w jednym miejscu wszystkie dane kontaktowe osób i firm zainteresowanych współpracą.
  • Sprawdzaj cyklicznie przebieg przygotowań.
  • Pojaw się na miejscu co najmniej dzień przed planowana konferencją.
  • Sprawdź krok po kroku każdy element konferencji.

Konferencja check lista. Promocja i back ground konferencji

  • Pozyskaj prelegentów, podpisz umowy.
  • Zadbaj o promocję konferencji.
  • Pozyskaj chętnych.
  • Pamiętaj o zgodach na przetwarzanie danych osobowych oraz wykorzystanie wizerunku.
  • Wykorzystaj własne kanały.
  • Przygotuj system zapisów, rezerwacji, płatności i potwierdzenia udziału.

Konferencja check lista. Przygotowanie konferencji

  • Zaplanuj oprawę plastyczną konferencji.
  • Potwierdź rezerwacje sal, noclegów, kateringu, sprzętu
  • Zweryfikuj wszystko u zaufanej osoby, która nie brała udziału w przygotowaniach i nie ma związku emocjonalnego z konferencją, jest osobą obojętną.

Konferencja check lista. W dniu konferencji

  • Staw się na miejscu wcześnie rano i ponownie skontroluj przygotowanie oraz obecność wszystkich podwykonawców i partnerów.
  • Sprawdź telefon i wszystkie niezbędne numery do podwykonawców, także ze strony centrum konferencyjnego czy hotelu.
  • Przywitaj Gości.
  • Sprawdzaj na bieżąco stan dalszych przygotowań – przerwy kawowe, lunche, kolacje.
  • Interweniuj z wyprzedzeniem, tak aby Goście nie byli świadomi wpadek.
  • Notuj na bieżąco wszystkie informacje o wpadkach podwykonawców lub niedociągnięciach, przydadzą się podczas negocjowania rabatów.

Konferencja check lista. Po konferencji

  • Zapisz kto faktycznie wziął udział w konferencji.
  • Podziękuj wszystkim za przybycie na konferencję.
  • Prześlij materiały po konferencji – zdjęcia, filmy, treści prelekcji i wykładów.
  • Zrób rozliczenie.
  • Zaplanuj kolejną konferencję.

Ale przygotowania do konferencji zacznij od znalezienia idealnego miejsca na konferencję. Pomoże Ci w tym bezpłatna wyszukiwarka hoteli konferencyjnych www.hotelkonferencyjny.pl

Mateusz

Teoretyk i praktyk sztuki hotelarskiej. Urodzony orator i erudyta, lubi statystyki - szczególnie te zielone.