Plan konferencji dla organizatora i uczestnika

Plan konferencji powinien zebrać informacje istotne dla Ciebie, jako organizatora, na temat organizacji konferencji, a jednocześnie precyzyjnie i szczegółowo informować […]

  Posłuchaj streszczenia:
 

Plan konferencji powinien zebrać informacje istotne dla Ciebie, jako organizatora, na temat organizacji konferencji, a jednocześnie precyzyjnie i szczegółowo informować uczestników konferencji o jej przebiegu, datach, godzinach i tematach konferencji.

Wersja pdf: pobierz

Musisz więc przygotować dwa niezależne plany konferencji: dla siebie i dla jej uczestników.

Plan konferencji dla organizatora konferencji

Ustawienie sali konferencyjnej

Teatralne/kinowe: rzędy miejsc skierowane do punktu głównego sali – na przykład do ekranu

Szkolne: stoły i krzesła ustawione są w kierunku stołu głównego

Podkowa/U: miejsca w trzech płaszczyznach, czasami z założeniem, iż w szczycie zostaje miejsce dla wykładowców

Bankietowy: przy dużych okrągłych stołach bankietowych, tak aby rozmowy miały bardziej intymny charakter

Punkty informacyjne:

informacja o konferencji przy  przy wejściu do hotelu konferencyjnego, informacja o konferencji przy recepcji hotelu konferencyjnego,  informacja o konferencji przy sali konferencyjnej.

Godzina otwarcia sali konferencyjnej:

dobrze jeśli sala będzie otwarta wcześniej, nawet jeszcze prze uruchomieniem recepcji, nie jesteśmy w stanie przewidzieć kiedy zjada pierwsi uczestnicy konferencji, a w tym przypadku będą oni mogli poczekać już w Sali na rozpoczęcie rejestracji.

Godzina rozpoczęcia serwowania przerwy kawowej:

z tego samego powodu co powyżej warto uruchomić tę usługę jak najwcześniej.

Godzina stawienia się obsługi sprzętu i zaplecza konferencyjnego: lepiej dmuchać na zimne i zorganizować ostatnią odprawę jak najwcześniej w dniu organizacji konferencji, aby mieć w razie czego czas na awaryjne działania w przypadku np. absencji kogoś z zaplecza albo awarii sprzętu.

Kontrola wyposażenia sali konferencyjnej:

nagłośnienie, mównica, flipchart, ekran, projektor multimedialny, napoje i szkło dla wykładowców.

Godzina sprawdzenia prawidłowości działania sprzętu:

z tego samego powodu co powyżej.

Godzina otwarcia recepcji konferencji:

przyjmuje się, że na minimum godzinę przed rozpoczęciem konferencji, ale warto zastawić się czasami czy nie przyspieszyć tego jeszcze o jedna godzinę.

Pakiet konferencyjny wręczany podczas rejestracji uczestników:

przejrzysty i czytelny plan konferencji, każdy uczestnik konferencji powinien dostać w pakiecie konferencyjnym zaproszenie na catering, harmonogram, materiały konferencyjne, materiały reklamowe, notes, długopis.

Program konferencji:

szczegółowy plan sesji konferencyjnych, przesyłany osobom zainteresowanym i drukowany na plakatach lub publikowany na stronach internetowych, chronologiczna lista wystąpień (tytuł i nazwisko autora) podzielona na kolejne dni, w programie konferencji zamieszcza się tytuły naukowe, imię i nazwisko autora oraz pełen tytuł referatu.

Godzina zakończenia rejestracji:

jeśli konferencja jest jednodniowa, to niech recepcja działa chociaż do przerwy obiadowej, jeśli kilkudniowa, to warto uruchomić ja przez cały okres trwania konferencji.

Godzina check in uczestników w hotelu konferencyjnym: warto ponegocjować z hotelem konferencyjnym wcześniejsze umożliwienie zameldowania do pokoju naszych uczestnikom.

 

Plan konferencji dla uczestników konferencji

Temat konferencji

data konferencji

7.00-15.00 Recepcja konferencji

8.00-8.15 Uroczyste rozpoczęcie konferencji – sala plenarna

8.30-11.00 I sesja wykładowa

8:30-8.50 Wykład – temat, prelegent

8:50-9:10 Wykład – temat, prelegent

11:00-11:45 Przerwa na kawę – foyer

12:00-13:30 II Sesja wykładowa

12.00-12.45 Wykład – temat, prelegent

12.45-13.30 Wykład – temat, prelegent

13:30-15:00 Przerwa obiadowa – restauracja

15:15-18:00 III Sesja wykładowa

15.15-16.00 Wykład – temat, prelegent

16.00-17.00 Wykład – temat, prelegent

17.00-18.00 Wykład – temat, prelegent

18.00 Zakończenie pierwszego dnia konferencji