Plan konferencji dla organizatora i uczestnika
Plan konferencji powinien zebrać informacje istotne dla Ciebie, jako organizatora, na temat organizacji konferencji, a jednocześnie precyzyjnie i szczegółowo informować […]

Plan konferencji powinien zebrać informacje istotne dla Ciebie, jako organizatora, na temat organizacji konferencji, a jednocześnie precyzyjnie i szczegółowo informować uczestników konferencji o jej przebiegu, datach, godzinach i tematach konferencji.
Wersja pdf: pobierz
Musisz więc przygotować dwa niezależne plany konferencji: dla siebie i dla jej uczestników.
Plan konferencji dla organizatora konferencji
Ustawienie sali konferencyjnej
Teatralne/kinowe: rzędy miejsc skierowane do punktu głównego sali – na przykład do ekranu
Szkolne: stoły i krzesła ustawione są w kierunku stołu głównego
Podkowa/U: miejsca w trzech płaszczyznach, czasami z założeniem, iż w szczycie zostaje miejsce dla wykładowców
Bankietowy: przy dużych okrągłych stołach bankietowych, tak aby rozmowy miały bardziej intymny charakter
Punkty informacyjne:
informacja o konferencji przy przy wejściu do hotelu konferencyjnego, informacja o konferencji przy recepcji hotelu konferencyjnego, informacja o konferencji przy sali konferencyjnej.
Godzina otwarcia sali konferencyjnej:
dobrze jeśli sala będzie otwarta wcześniej, nawet jeszcze prze uruchomieniem recepcji, nie jesteśmy w stanie przewidzieć kiedy zjada pierwsi uczestnicy konferencji, a w tym przypadku będą oni mogli poczekać już w Sali na rozpoczęcie rejestracji.
Godzina rozpoczęcia serwowania przerwy kawowej:
z tego samego powodu co powyżej warto uruchomić tę usługę jak najwcześniej.
Godzina stawienia się obsługi sprzętu i zaplecza konferencyjnego: lepiej dmuchać na zimne i zorganizować ostatnią odprawę jak najwcześniej w dniu organizacji konferencji, aby mieć w razie czego czas na awaryjne działania w przypadku np. absencji kogoś z zaplecza albo awarii sprzętu.
Kontrola wyposażenia sali konferencyjnej:
nagłośnienie, mównica, flipchart, ekran, projektor multimedialny, napoje i szkło dla wykładowców.
Godzina sprawdzenia prawidłowości działania sprzętu:
z tego samego powodu co powyżej.
Godzina otwarcia recepcji konferencji:
przyjmuje się, że na minimum godzinę przed rozpoczęciem konferencji, ale warto zastawić się czasami czy nie przyspieszyć tego jeszcze o jedna godzinę.
Pakiet konferencyjny wręczany podczas rejestracji uczestników:
przejrzysty i czytelny plan konferencji, każdy uczestnik konferencji powinien dostać w pakiecie konferencyjnym zaproszenie na catering, harmonogram, materiały konferencyjne, materiały reklamowe, notes, długopis.
Program konferencji:
szczegółowy plan sesji konferencyjnych, przesyłany osobom zainteresowanym i drukowany na plakatach lub publikowany na stronach internetowych, chronologiczna lista wystąpień (tytuł i nazwisko autora) podzielona na kolejne dni, w programie konferencji zamieszcza się tytuły naukowe, imię i nazwisko autora oraz pełen tytuł referatu.
Godzina zakończenia rejestracji:
jeśli konferencja jest jednodniowa, to niech recepcja działa chociaż do przerwy obiadowej, jeśli kilkudniowa, to warto uruchomić ja przez cały okres trwania konferencji.
Godzina check in uczestników w hotelu konferencyjnym: warto ponegocjować z hotelem konferencyjnym wcześniejsze umożliwienie zameldowania do pokoju naszych uczestnikom.
Plan konferencji dla uczestników konferencji
Temat konferencji
data konferencji
7.00-15.00 Recepcja konferencji
8.00-8.15 Uroczyste rozpoczęcie konferencji – sala plenarna
8.30-11.00 I sesja wykładowa
8:30-8.50 Wykład – temat, prelegent
8:50-9:10 Wykład – temat, prelegent
11:00-11:45 Przerwa na kawę – foyer
12:00-13:30 II Sesja wykładowa
12.00-12.45 Wykład – temat, prelegent
12.45-13.30 Wykład – temat, prelegent
13:30-15:00 Przerwa obiadowa – restauracja
15:15-18:00 III Sesja wykładowa
15.15-16.00 Wykład – temat, prelegent
16.00-17.00 Wykład – temat, prelegent
17.00-18.00 Wykład – temat, prelegent
18.00 Zakończenie pierwszego dnia konferencji