Organizacja konferencji. Poradnik.
Organizacja konferencji, kongresu lub szkolenia – jak to zrobić bez większego bólu głowy? Wersja pdf: pobierz Jest to wyzwanie logistyczne […]
Organizacja konferencji, kongresu lub szkolenia – jak to zrobić bez większego bólu głowy?
Wersja pdf: pobierz
Jest to wyzwanie logistyczne wymagające połączenia umiejętności zgrania planowania, realizowania i koordynowania działań.
Na początku jest oczywiście chaos, który trzeba poukładać i zrealizować wg przygotowanego wcześniej planu. Jak każdy plan teoretyczny w życiu będzie poddany wielu odchyleniom i poprawkom, na które warto przygotować się i mieć zawsze w zanadrzu awaryjne rozwiązania. Organizacja konferencji to nie jest bułka z masłem.
Jak każdy projekt, także i konferencja, szkolenie, czy spotkanie firmowe należy zacząć od dwóch podstawowych rzeczy – planu (programu) konferencji i budżetu przedsięwzięcia.
Dopiero w drugim etapie zaczynamy zastanawiać się nad lokalizacją, przebiegiem, dostawcami i podwykonawcami usług konferencyjnych i szkoleniowych.
Pomocna tutaj będzie, na tym etapie, wstępna agenda spotkania konferencyjnego czy szkoleniowego. Na tym etapie przygotowania konferencji warto wziąć pod uwagę takie elementy, jak:
sala konferencyjna
(pojemność sali konferencyjnej, ustawienie krzeseł, stół prezydialny, nagłośnienie, mównica, ekrany, widoczność prelegenta, liczba wejść/wyjść, pojemność foyer na przerwy kawowe, zaplecze sanitarne),
wyżywienie dla uczestników konferencji, w tym przerwy kawowe,
dojazd, a nawet położenie geopolityczne centrum konferencyjnego (inaczej możemy planować wybór miejsca konferencji dla konferencji krajowej, a inaczej da konferencji dla Gości z zagranicy),
warunki zakwaterowania ( w tym godziny check in i check out),
parking (warto dopytać o pojemność i opłaty z tym związane, żeby ten koszt nie był zaskoczeniem w podsumowaniu kosztów organizacji konferencji),
dodatkowe opłaty, w tym np. opłata klimatyczna, pojemność sali restauracyjnej.
Dopiero po tym etapie przygotowania konferencji można planować takie działania, jak przygotowanie materiałów na konferencję np. agendy dla uczestników, treści prelekcji w formie drukowanej, jak i elekronicznej.
Warto przeanalizować przed przystąpieniem do dalszych działań czy organizacja konferencji lub szkolenie nie wymaga pomocy wyspecjalizowanych i doświadczonych w organizacji przedsięwzięć biznesowych agencji specjalizujących się w kompleksowej obsłudze i organizacji konferencji i szkoleń. Ta decyzja powinna być podyktowana analizą trzech czynników:
- skala przedsięwzięcia
- własne zasoby, własne doświadczenie
- budżet, choć może warto rozesłać zapytanie do agencji, bowiem maja one często wynegocjowane z centrami konferencyjnymi i hotelami lepsze warunki wynajmu sal, zakwaterowania i podwykonawców
Jeśli jednak zdecydujecie się na organizację konferencji lub szkolenia samodzielnie, poniżej znajdziecie najważniejsze pomocne informacje.
Organizacja konferencji – budżet przedsięwzięcia.
Budżet, to punkt wyjścia w organizacji konferencji.
Jego wysokość determinuje dalsze działania. Przede wszystkim zaplanuj 10% margines błędu w planowaniu, a więc po podsumowaniu kosztów konferencji dodaj do nich jeszcze 10% rezerwy budżetowej na nieprzewidziane działania. Dobrze jest postarać się o dodatkowe wsparcie finansowe: w zależności od charakteru imprezy mogą to być barter, sponsorzy i partnerzy merytoryczni związani z branżą, dla których udział w przedsięwzięciu będzie też znakomitą reklamą.
Warto zastanowić się na tym etapie co ma być najsilniejszym magnesem przyciągającym uczestników na konferencję czy szkolenie i ująć ten element, zwykle wcale nie tani, w budżecie konferencji.
Warto zebrać kilka ofert na każdą usługę i porównać je ze sobą. Normalną praktyką jest też negocjowanie cen z dostawcami.
Warto porozmawiać z księgowością. Nie wszystkie usługi można wpuścić w koszty, a więc na tym etapie warto z góry założyć jak będzie wyglądała umowa i na jaka usługę będzie wystawiona faktura końcowa.
Zakwaterowanie
Istotnym elementem przy planowaniu miejsca organizacji konferencji lub szkolenia, oprócz argumentów geopolitycznych, są także warunki zakwaterowania, wyposażenie i wygląd Sali oraz otoczenie miejsca. Możemy zaplanować najbardziej merytoryczna lub rozrywkową konferencję, ale jeśli standard pokojów znacznie rozminie się z oczekiwaniami Gości albo jakość wyżywienia będzie słaba, to pozostanie niesmak, który może oddziaływać na nasze późniejsze działania nawet przez lata. Dlatego warto sprawdzić reputacje wybranego centrum konferencyjnego w internecie, ale nic nie zstąpi wizji lokalnej.
Ważnym elementem, który powinieneś wziąć pod uwagę jest np. liczba recepcjonistek, a co za tym idzie punktów umożliwiającym Gościom konferencyjnym sprawny check in do pokojów.
Rejestracja uczestników.
Skoro już podjąłeś decyzję o organizacji konferencji, szkolenia, to znaczy, że jesteś przekonany o sukcesie przedsięwzięcia. Dlatego nie polecamy prowadzenia rejestracji na ostatnią chwilę, a co za tym idzie zbytnia cierpliwość co do niezdecydowanych. Uczestnicy powinni dostać od Ciebie jasne i klarowne informacje do kiedy i na jakich warunkach prowadzisz rejestracje i zapisy. Ważną informacją jest również jak długo ich rejestracja jest ważna bez wnoszenia opłaty, a sama opłata dopiero gwarantuje pewność udziału.
Catering.
Poza merytoryką samej konferencji najważniejszym chyba elementem jest jakość i warunki żywienia Gości. Spotkania przy posiłkach, to okazja nawiązywania kontaktów i odnawiania starych znajomości.
Dlatego przebieg przerw kawowych, lunchów czy kolacji musi być zaplanowany w miłej atmosferze, bez zbytnich kolejek, zbyt długiego oczekiwania na posiłek. Zadbaj aby miejsc wydawania i serwowania posiłków było wystarczająco dużo w stosunku do liczby uczestników, żeby nie zbijać ich w zbyt duże grupy i kolejki. Żeby przerwy były wystarczająco długie, żeby Goście nie musieli spieszyć się z jedzeniem lub martwić, że tego jedzenia dla nich zabraknie. Nie warto tutaj oszczędzać. Dlatego, choć to może szczegół, to przerwy kawowe powinny być uzupełniane, a nie jednorazowe.
Promocja konferencji
Organizacja konferencji to również działania promocyjne, gdy jesteśmy zdecydowani i mamy już wstępny kosztorys wydatków zaczynamy od umieszczenia informacji o konferencji.
Konferencja powinna być ważnym i prestiżowym wydarzeniem. Trzeb zrobić wszystko by nadać jej odpowiedni rozgłos. Tutaj są dwa wyjścia. Albo temat konferencji idealnie wpisuje się w oczekiwania rynku i uczestników albo do udziału w konferencji namówiliśmy nazwiska bądź firmy, które same w sobie stanowią doskonałą zachętę do udziału w konferencji. Patrz budżet.
Wszystko warto i najlepiej robić samemu, bo nikt nie zrobi tego tak dobrze jak my sami. To prawda, ale najważniejszy jednak jest efekt. Nie możesz znać się przecież najlepiej na wszystkim. Dlatego namawiamy żeby część działań zlecać jednak na zewnątrz do wyspecjalizowanych profesjonalistów. Nie musi to być zaraz droga agencja, czasami wystarczy sprawdzona i wiarygodna pojedyncza osoba.
Ponieważ dynamika na rynku jest tak duża, że narzędzie do promocji, to osobny dział wiedzy, dlatego warto zostawić ten ważny element fachowcom. Dzisiaj króluje internet, a bez wiedzy bardzo łatwo „przepalić” budżet na źle ustawiona kampanię AdWords, na FB czy w LinkedIn. Efekty dobrze zaplanowanej i ustawionej kampanii mogą być rewelacyjne. Dlatego wydając na starcie trochę więcej można sporo zaoszczędzić na efekcie końcowym konferencji.
Integracja na konferencji.
Nie samą konferencją Twoi Goście żyją.
Zaplanuj i zadbaj o to, żeby mogli także wywieźć od Ciebie miłe wspomnienia, dobre kontakty, a nawet nowe umowy. Zadbaj o zaplecze do prywatnych rozmów biznesowych, pokój spotkań. Pomyśl o tym jak zintegrować Gości. Same wycieczki turystyczne, to może być za mało. Część z Gości może być po prostu znudzona taką formą aktywności. Wieczór ma być pełen zabawy, upojny i rozrywkowy, jednak nie chodzi o zwykłą zabawę przy alkoholu.
Znajdź w okolicy najlepsze formy rozrywki, nawet podziel Gości na tych, którzy chcą spędzić ten wieczór bawiąc się do białego rana, a może tylko posiedzieć przy dobrej whisky i cygarze, a może spędzić ten czas aktywnie.
Te elementy powinny także być brane pod uwagę przy planowaniu noclegów dla Gości konferencji. Postaraj się dowiedzieć jaką formę aktywności preferują Goście i wg tego dobieraj im odpowiednie pokoje w odpowiednim skrzydle hotelu konferencyjnego. Im dalej od hałasu tym spokojniejszy i ustatkowany Gość.
Materiały konferencyjne i oprawa konferencji.
Bardzo ważne, by konferencja miała uniwersalny odpowiedni do tematyki konferencji wizerunek plastyczny. Składają się na to zarówno materiały konferencyjne, które otrzymuje każdy uczestnik.
Identyfikatory, certyfikaty, teczki konferencyjne z programem.
Jak i elementy oprawy plastycznej.
Loga, oznakowanie, banery informacyjne, jak i sam styl centrum konferencyjnego i Sali konferencyjnej.
Warto sięgnąć tutaj po rady plastyka, grafika.
Dane kontaktowe uczestników konferencji
Pamiętaj, że oprócz samego biznesu, jakim dla Ciebie jest udana konferencja, równie ważne są kontakty, które po tej konferencji Ci zostaną do wykorzystania. Dlatego zrób wszystko, że by uczestnicy konferencji pozostawili Ci maksymalnie jak najwięcej informacji o sobie. Poza zwykłymi danymi kontaktowymi, jak telefon, email, pozyskaj także dane do profili na Facebook, LinkedIn, WhatsUp. Te dane będą później także pracować na Twoją korzyść. Możesz pozyskiwać te dane już podczas zapisów. A także w trakcie konferencji poprzez konkursy z nagrodami, zabawy, obietnica przesłania materiałów po konferencji (zdjęcia, wykłady, filmy) i zwykłe rozmowy.
Pamiętaj jednak, że musisz mieć zgodę na ich późniejsze wykorzystanie, w tym także te spełniające warunki RODO.
Mateusz
Teoretyk i praktyk sztuki hotelarskiej. Urodzony orator i erudyta, lubi statystyki - szczególnie te zielone.