Ustawienie sali konferencyjnej może zadecydować o sukcesie lub porażce całego przedsięwzięcia. Ma zapewnić komfort i wygodę, ale jedocześnie sala musi zmieścic jak największa liczbę uczestników, powierzchnia przecież także kosztuje. Spotkania konferencyjne czy szkoleniowe mogą mieć różną formę, a w związku z tym sala, a dokładnie układ krzeseł i stołów w sali konferencyjnej, powinien spełniać za każdym razem zupełnie inną funkcję.

Ustawienie sali konferencyjnej – jaki układ wybrać

Przed wyborem sali konferencyjnej warto zastanowić się nad tym, jaki układ stolików będzie najlepszy dla naszego wydarzenia.

Wybierając odpowiedni układ warto pamiętać przede wszystkim o tym, by zapewnić wszystkim uczestnikom konferencji optymalną widoczność z każdego miejsca na sali, a jednocześnie wygodę poruszania i swobodę ruchów. Przy organizowaniu spotkania biznesowego, szkolenia czy konferencji ważnym elementem jest optymalne ustawienie sali konferencyjnej.

Zanim zaczniesz

Przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji należy przede wszystkim uwzględnić ile osób ma pomieścić nasza sala konferencyjna.

Przygotowując salę konferencyjną powinniśmy przede wszystkim uwzględnić charakter spotkania. Odpowiedni rozkład sali pozwoli podnieść komfort uczestników  i efektywność ich pracy.

Jeśli spotkanie ma charakter warsztatowy najlepszym rozwiązaniem jest korzystanie z sali w układzie wyspowym. Natomiast najpopularniejszym sposobem ustawienia stołów podczas szkoleń  i konferencji, które wymagają skupienia uwagi na prezentacji bądź osobie prowadzącej jest podkowa. Jest to najlepsze rozwiązanie podczas biznesowych spotkań. Umożliwia uczestnikom obserwowanie się nawzajem oraz łatwą komunikację.

Typ konferencji ma wpływ na ustawienie sali

Przy spotkaniach, gdzie nie potrzebne jest tworzenie notatek przez uczestników, a najważniejsze jest ich nastawienie na słuchanie, najlepszym rozwiązaniem jest teatralny układ  krzeseł. Pozwala on również na maksymalne wykorzystanie przestrzeni sali. Jest to najczęściej wykorzystywana opcja, gdy chcemy pomieścić jak największą liczbę uczestników.  Istnieje również układ szkolny, gdzie osoby biorące udział w spotkaniu siedzą przy dwuosobowych stołach ustawionych przodem do ekranu.

Kalkulator układu konferencji

Jak wyliczyć najprościej pojemność Sali konferencyjnej jeśli chodzi o maksymalna liczbę mieszczących się w niej uczestników konferencji? W przypadku ustawienia teatralnego/kinowego można skorzystać z prostego przelicznika, że jeden metr kwadratowy odpowiada miejscu na jednego uczestnika. Kolejnym, pod względem pojemności, układem sali konferencyjnej, jest układ szkolny, który daje nam możliwość usadzenia 60% uczestników z układu teatralnego. Kolejnym, pod względem pojemności liczby uczestników konferencji, jest układ w podkowę, czyli U (ok 45% z układu teatralnego), a ostatni, to układ bankietowy (ok. 40% z układu teatralnego).

Pomocny kalkulator dla określenia maksymalnej liczby uczestników w wybranej sali konferencyjnej:

Sala o powierzchni np. 300 mkw.

Układ teatralny = 300 uczestników konferencji

Układ szkolny = 60% UT = 180 uczestników konferencji

Układ w podkowę = 45% UT = 135 uczestników konferencji

Układ bankietowy = 40% UT = 120 uczestników konferencji

Warunki: sala prostokątna, open space, bez żadnych przeszkód w postaci filarów, wysepek itp.

Przeanalizujmy, więc najpopularniejsze ustawienia sal konferencyjnych w zależności od charakteru planowanego spotkania.

Szkolne ustawnie sali konferencyjnej

stoły, najlepiej prostokątne stoły konferencyjne) i krzesła ustawione są w kierunku stołu głównego.  Uczestnicy skierowani są tak, aby patrzeć na ekran lub prowadzącego zza rzędów stolików.

Kinowe / teatralne ustawienie sali konferencyjnej

rzędy krzeseł konferencyjnych ustawione obok siebie, skierowane w kierunku centralnego puntu sali konferencyjnej (do prowadzącego, mównicy, ekranu), to układ oferujący największą pojemność sali jeśli chodzi o liczbę uczestników.

Podkowa / litera U ustawienie sali konferencyjnej

miejsca w trzech płaszczyznach, czasami miejsce dla wykładowców jest w szczycie litery U, ale w większości przypadków prowadzący, ekran lub mównica są usytuowane u ujścia litery U, w większości przypadków uczestników sadza się tylko po zewnętrznej stronie litery U, ale można pozwolić sobie także na posadzenie uczestników wewnątrz, pomijając jednak szczyt litery U.

Owalne / okrągły stół ustawienie sali konferencyjnej

tzw rada nadzorcza, oficjalny typ ułożenia stołów, gdyż umożliwia zasiadanie zarówno z jednej jak i drugiej strony długiego stołu umożliwiając tym samym rozmowę twarzą w twarz z wieloma delegatami. Taki układ sprawdza się przy organizacji konferencji dla stosunkowo niewielkiej grupy osób.

Bankietowe ustawienie sali konferencyjnej

doskonale sprawdza się w przypadku organizacji pokazów, uroczystych spotkań, gali i medialnych wydarzeń. Do okrągłego stolika dostawia się najczęściej maksymalnie do 12 krzeseł, ale taki układ wymaga od nas znajomości Gości i odpowiedniego ich usadzenia przy stołach.

Wyspowe ustawienie sali konferencyjnej

uczestnicy są usytułowani przy stołach rozmieszczonych wobec siebie w większych odległościach, tworzących wyspy, a jednocześnie zapewniając komfort kameralnej pracy w małych podgrupach. Takie rozwiązanie wykorzystywane jest najczęściej wtedy, kiedy uczestnicy konferencji powinni pracować w różnych mniejszych zespołach, czy korzystać z materiałów w grupie.

 

Mateusz Mateyka

Mateusz

Teoretyk i praktyk sztuki hotelarskiej. Urodzony orator i erudyta, lubi statystyki - szczególnie te zielone.

Zobacz:

Ustawienie sali konferencyjnej na konferencję

Ustawienie sali konferencyjnej na konferencję

Szukaj artykułów