Jak wybrać hotel na konferencję?


Jak wybrać hotel na konferencjÄ™? Jak wybrać hotel na konferencjÄ™? JeÅ›li uczestnicy konferencji przyjeżdżajÄ… spoza miasta, możesz potrzebować miejsca w […]

Jak wybrać hotel na konferencję?

Jak wybrać hotel na konferencję? Jeśli uczestnicy konferencji przyjeżdżają spoza miasta, możesz potrzebować miejsca w pobliżu lotniska, pociągu lub głównego środka transportu. Jeśli nie ma sal konferencyjnych w odległości krótkiego spaceru, zorganizuj z hotelem transport busem. Idealnie byłoby, gdybyś znalazł hotel z odpowiednim zakwaterowaniem i niezbędnym zapleczem konferencyjnym. 

Poświęć trochę czasu, aby zrozumieć koszt wynajmu przestrzeni konferencyjnej, ponieważ jest to ogromny wydatek i musisz upewnić się, że nie przekroczysz budżetu. Po znalezieniu idealnego miejsca na spotkanie, warto zadać sobie pytanie, czy można uzyskać niższą cenę w zamian za wieloletnią umowę. Jeśli jesteś elastyczny w kwestii terminów, możesz wykorzystać je do negocjowania umów, być może dane miejsce ma wolne terminy i da ci zniżkę lub zachęci cię do wzięcia ich.     

Pamiętaj, aby zapytać menedżera miejsca, czy będą jakieś inne wydarzenia na żywo, które kolidują z Twoją konferencją lub przekazem marki. Zapytaj koordynatora obiektu, jakie oznakowanie i opcje brandingu są dostępne nie tylko w obrębie przestrzeni eventowej, ale w całym hotelu. Zapytaj koordynatora miejsca, czy inne wydarzenia na żywo nie będą kolidować z twoim wydarzeniem lub marką.

Jak wybrać hotel na konferencję? Główny nacisk powinien być położony na odpowiednie wydarzenia, a odpowiedniej wielkości lokalizacje pozwolą na bezproblemową interakcję i nawiązywanie kontaktów. Niezależnie od tego, czy organizujesz małą imprezę biznesową, czy dużą galę charytatywną, wybór odpowiedniego miejsca jest kluczem do zapewnienia frekwencji i sukcesu. Wybór odpowiedniego miejsca na spotkanie firmowe, imprezę, konferencję czy sesję szkoleniową jest tak samo ważny jak staranne zaplanowanie spotkania czy wybór prelegentów. Wszyscy wiemy, że znalezienie odpowiedniego miejsca na spotkanie może mieć ogromne znaczenie, zwłaszcza, że jest to jeden z największych wydatków. 

Mamy nadzieję, że te krótkie wskazówki pomogą Ci znaleźć odpowiednie miejsce na Twoje następne wydarzenie. Aby wszystko było proste, poniżej przedstawiamy 10 wskazówek dotyczących wyboru idealnego miejsca na następną imprezę firmową, konferencję lub targi. Poniżej przedstawiamy kilka typowych celów spotkań oraz rekomendacje dotyczące tego, jaki rodzaj miejsca jest najlepszy dla Twojej grupy w oparciu o Twoje unikalne kryteria.     

Jak wybrać hotel na konferencję? Należy uważać, aby nie zakładać, że wszystkie miejsca oferują ten sam poziom usług i integracji, lub że wszystkie usługi są dostępne dla Twojego wydarzenia. Jeśli miejsce konferencji zapewnia zakwaterowanie dla delegatów, sprawdź dostępne miejsca i ceny. Jeśli miejsce nie może pomieścić wszystkich gości, zorganizuj transport lub poinformuj, czy zapłacisz za taksówkę. Porozmawiaj o zachętach, jakie oferuje miejsce konferencji, aby chronić swój biznes. 

Jak wybrać hotel na konferencję? Postaraj się znaleźć lokalizację z wieloma punktami sprzedaży, takimi jak restauracje, salony i pokoje hotelowe, aby zachęcić do nawiązywania kontaktów poza godzinami pracy. Jeśli wielu uczestników jest spoza miasta, można rozważyć zorganizowanie spotkania w hotelu lub w miejscu położonym w niewielkiej odległości od kilku hoteli i restauracji. Chociaż można zaoszczędzić pieniądze, korzystając z przestarzałego miejsca, uczestnicy mogą narzekać na atmosferę spotkania. Twoi pracownicy prawdopodobnie będą spędzać dużo czasu w salach konferencyjnych, dlatego ważne jest, aby dołożyć wszelkich starań, aby znaleźć miejsce z wygodnymi siedzeniami, dużą ilością miejsca i funkcjonalną przestrzenią roboczą.      

Jak wybrać hotel na konferencję? Podczas gdy wiele hoteli posiada dedykowane sale konferencyjne, nie wszystkie przestrzenie eventowe są sobie równe. Niektóre sale konferencyjne oferują elastyczne opcje, które mogą przekształcić jedną dużą przestrzeń w dwie lub trzy mniejsze, w zależności od potrzeb, a ten rodzaj przestrzeni może znacznie ułatwić planowanie. Podczas gdy niektóre firmy wolą korzystać z hotelowych sal konferencyjnych, istnieją wyraźne korzyści z wyboru dedykowanej sali konferencyjnej zamiast wielofunkcyjnej przestrzeni hotelowej.     

Jak wybrać hotel na konferencję? Dedykowane miejsce konferencyjne ma możliwość konkretnego skupienia się na Twoim wydarzeniu i zapewnienia dedykowanego wsparcia personelu, którego hotel nie jest w stanie zapewnić. Jest to szczególnie ważne, jeśli chodzi o wymagania audiowizualne. Obejmuje to sprzęt audiowizualny, sceny i mikrofony. Należy również pamiętać o opcjach dostosowania do potrzeb klienta, ze szczególnym uwzględnieniem miejsc siedzących i miejsc dla sponsorów, a także o tym, czy będzie można zlecić organizację przerw na świeżym powietrzu.

Wybór hotelu na konferencję najlepiej zacząć od bezpłatnej wyszukiwarki hoteli konferencyjnych www.hotelkonferencyjny.pl 

Tags

Mateusz

Teoretyk i praktyk sztuki hotelarskiej. Urodzony orator i erudyta, lubi statystyki - szczególnie te zielone.