Na co zwrócić uwagę przy wyborze hotelu konferencyjnego

Na co zwrócić uwagę przy wyborze hotelu konferencyjnego. Kiedy organizatorzy spotkań stają przed zadaniem znalezienia i wybrania hotelu lub miejsca na […]

Na co zwrócić uwagę przy wyborze hotelu konferencyjnego. Kiedy organizatorzy spotkań stają przed zadaniem znalezienia i wybrania hotelu lub miejsca na imprezę, decyzja o tym, który hotel będzie najlepszy dla ich grupy nie powinna być traktowana lekko. Planując imprezę firmową poza miastem lub zapraszając zespoły z innych lokalizacji, wygodnym rozwiązaniem może być wybór miejsca z noclegiem lub w pobliżu odpowiedniego hotelu. Jeśli miejsce nie może pomieścić wszystkich gości, zorganizuj transport lub poinformuj ludzi, że zapłacisz za taksówkę.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze hotelu konferencyjnego

W dniu imprezy będziesz miał wiele do zrobienia, więc sprawdź, czy na miejscu jest specjalny koordynator lub osoba wyznaczona na miejscu, która pomoże Ci w każdej sytuacji. Upewnij się, że zarezerwowałeś wystarczająco dużo wycieczek po obiekcie, abyś mógł spotkać się z personelem obiektu i zorientować się w przestrzeni.    

Na co zwrócić uwagę przy wyborze hotelu konferencyjnego? Zapytaj, co jeszcze będzie się działo w danym miejscu w terminie, który chcesz zarezerwować. Zapytaj koordynatora, czy na miejscu będą organizowane inne imprezy, które kolidują z Twoim wydarzeniem lub brandingiem.    

Opłaty takie jak parking, Wi-Fi, przekąski i napoje mogą zwiększyć koszty imprezy, więc jeśli chcesz uniknąć przykrych niespodzianek, wybierz miejsce, które ma jasną i prostą politykę cenową. Na szczęście masz jeszcze pewne pole manewru, jeśli chodzi o koszty, o ile jesteś skłonny elastycznie podchodzić do terminów imprez. Jeśli w okolicy organizowany jest event o podobnym charakterze, sprawdź, czy możesz zorganizować wycieczkę po obiekcie.    

Na co zwrócić uwagę przy wyborze hotelu konferencyjnego. Natychmiast po zrealizowaniu swoich planów, wybierz miejsce i potwierdź datę. Choć może się to wydawać oczywiste, będziesz zaskoczony, jak łatwo jest zakończyć planowanie i od razu zacząć szukać dostawców i opcji gastronomicznych bez potwierdzenia miejsca i daty, które pasują do Twoich planów. Zarezerwuj co najmniej 4-6 miesięcy wcześniej, abyś miał wystarczająco dużo czasu na zaplanowanie innych ważnych rzeczy, takich jak posiłki, broszury dotyczące wydarzenia i strony internetowe.    

Możesz zorganizować imprezę w dużym mieście, więc upewnij się, że miejsce jest łatwo dostępne i znajduje się w dogodnej lokalizacji. Jeśli delegaci na spotkanie lub imprezę przyjeżdżają spoza miasta, możesz potrzebować miejsca w pobliżu lotniska, pociągu lub transportu publicznego. Przed podjęciem decyzji o wyborze miejsca spotkania należy upewnić się, że istnieje możliwość dojazdu do niego samolotem, pociągiem lub samochodem. Upewnij się, że do miejsca spotkania można dotrzeć drogą lotniczą bez międzylądowań; jeśli podróż będzie miała więcej niż jeden etap, zaproszeni menedżerowie wyższego szczebla lub VIP-y najprawdopodobniej nie będą obecni.    

Jeśli wielu uczestników konferencji jest spoza miasta, można rozważyć zorganizowanie konferencji w hotelu konferencyjnym lub w miejscu, które znajduje się w odległości krótkiego spaceru od kilku hoteli i restauracji. Jeśli wielu uczestników przyjeżdża z innego miasta, korzystna będzie lokalizacja w pobliżu lotniska lub ich hoteli. Ponadto, powinieneś wybrać lokalizację z wystarczającą ilością miejsc parkingowych na wypadek, gdyby któryś z gości zdecydował się na jazdę samochodem.       

W przypadku lokalnych spotkań lub wydarzeń, rozważ lokalizację w pobliżu swojego biura, aby zachęcić do uczestnictwa (lub dalej, aby zapewnić zmianę scenerii). Uważaj, aby nie zakładać, że wszystkie miejsca oferują ten sam poziom usług i integracji, lub że wszystkie usługi będą dostępne dla twojego wydarzenia.    

Podczas poszukiwania odpowiedniego hotelu konferencyjnego, dowiedz się o usługach dostępnych dla organizatorów i planistów wydarzeń, ponieważ mogą one znacznie uprościć proces organizacji. Jedną z najlepszych rzeczy w wyborze hotelu konferencyjnego jako miejsca spotkania są bezpłatne usługi. Ponadto, wiele miejsc oferuje korzyści dla organizacji planujących konferencje, więc pamiętaj, aby zapytać o informacje podczas szukania potencjalnych wolnych miejsc.    

Jednak, aby wszyscy byli zadowoleni i dobrze zorganizowani, najlepiej jest wybrać miejsce konferencji w hotelu konferencyjnym, który szybko i łatwo znajdziesz w wybranej lokalizacji w bezpłatnej wyszukiwarce hoteli konferencyjnych www.hotelkonferencyjny.pl.     

Na co zwrócić uwagę przy wyborze hotelu konferencyjnego. Oczywiście należy wybrać miejsce, które zapewni Ci wiele opcji, które będą pasować do stylu wydarzenia, które chcesz. Jeśli wybierzesz popularne miejsce spotkań i imprez na swoją konferencję, będziesz miał szeroki wybór miejsc do wyboru. Jeśli jeszcze nie wybrałeś hotelu konferencyjnego, musisz zrobić kilka badań.    

Jeśli obiekt nie zapewnia zakwaterowania na miejscu, sprawdź, czy w pobliżu znajduje się odpowiedni hotel. Jeśli nie ma sal konferencyjnych w odległości krótkiego spaceru, zorganizuj w hotelu transfer autobusowy. Jeśli miejsce konferencji nie znajduje się w odległości krótkiego spaceru, sprawdź, czy hotel zapewnia transport.      

Na co zwrócić uwagę przy wyborze hotelu konferencyjnego. Jeśli parkowanie jest ważne dla Twoich gości, wybierz prywatny parking/garaż lub miejsce, gdzie można zaparkować w pobliżu. W wyjątkowych przypadkach, niektórzy koordynatorzy imprez zapewniają odbiór i odwóz uczestników, nawet jeśli nie jest to zapewnione przez miejsce imprezy.

Warto rozejrzeć się po obiekcie, aby upewnić się, że ma on wszystko, czego potrzebujesz do przeprowadzenia konferencji, w tym odpowiednie toalety, miejsca dla palących i niepalących, świeże powietrze, dostęp dla wózków inwalidzkich itp. Przed wyjazdem poproś o ilustrowany plan piętra, abyś mógł porównać je z innymi miejscami. Nawet jeśli znajdziesz miejsce na wczesnym etapie procesu planowania imprezy, nadal musisz mieć przybliżone pojęcie o rodzajach wydarzeń, które będziesz zawierać, usługach, których będziesz potrzebować oraz potrzebach twojego zespołu i uczestników. Jak widać, jest wiele rzeczy do rozważenia przy wyborze miejsca na imprezę.    

Jednak jeśli przeprowadzisz swoje badania, mając na uwadze powyższe czynniki, znajdziesz idealne miejsce na swoją imprezę. Niezależnie od tego, czy organizujesz małe spotkanie firmowe, czy zorganizowane spotkanie roczne, miejsce, które wybierzesz na swoją imprezę, ma ogromne znaczenie. Wybór odpowiedniego miejsca na spotkanie firmowe, event, konferencję czy szkolenie jest tak samo ważny jak staranne zaplanowanie programu spotkania czy wybór prelegentów.    

Wszyscy wiemy, że znalezienie odpowiedniego miejsca na spotkanie może mieć ogromne znaczenie, zwłaszcza, że jest to jeden z głównych wydatków. Mamy nadzieję, że te wskazówki dotyczące wyboru idealnego miejsca na spotkanie pomogą Ci znaleźć odpowiednie miejsce na Twoją imprezę. 

Tags
Mateusz Mateyka

Mateusz

Teoretyk i praktyk sztuki hotelarskiej. Urodzony orator i erudyta, lubi statystyki - szczególnie te zielone.