Koszt organizacji konferencji – jak zmniejszyć opłaty.


Koszt konferencji. Opłaty za pobyt konferencyjny w hotelu -za co powinniśmy płacić organizując szkolenie czy konferencję, a co możemy ewentualnie […]

Koszt konferencji. Opłaty za pobyt konferencyjny w hotelu -za co powinniśmy płacić organizując szkolenie czy konferencję, a co możemy ewentualnie negocjować w gratisie?


Wersja pdf [815KB]: Pobierz plik


Możliwości negocjacji cen z hotelem za usługi szkoleniowe lub konferencyjne jest wiele. Dużo zależy do tego w jakiej liczbie rezerwujemy miejsca noclegowe, jakie sale i na ile dni planujemy konferencję lub szkolenie, z jakich usług gastronomicznych będziemy korzystać, jakie usługi dodatkowe planujemy organizować.

Duża konkurencja na rynku usług hotelowych, a siła negocjatora

Dział sprzedaży hotelu będzie chciał zarobić na każdej, nawet najmniejszej usłudze, jaką im zlecimy. I takie jest prawo, a nawet obowiązek sprzedaży. Nie mamy o co się obrażać. Ale nie jesteśmy w tym „starciu” całkiem bezbronni. Manager działu sprzedaży żyje z prowizji, tak jak jego szef. Cały hotel utrzymuje się właśnie z takiej sprzedaży. Konkurencja na rynku jest ogromna, więc są możliwości negocjacji. Postaramy się Wam podpowiedzieć jak i gdzie możemy zaoszczędzić sporo pieniędzy negocjując z hotelem organizację konferencji lub szkolenia.

Dni tygodnia, a skłonność do negocjacji

Pobyty szkoleniowe i konferencyjne, to głównie pobyty z jednym noclegiem, zwykle z czwartku na piątek. Rzadziej ze w środę lub piątek. Jeśli nie zależy nam na czwartkowej dacie, konferencji lub szkolenia, to mamy pierwszą możliwość zaoszczędzenia sporej sumy pieniędzy. Wysyłając zapytanie na konferencje w inne dni tygodnia niż czwartek możemy z góry założyć, że ceny noclegów, ceny wynajmu sal mają duży potencjał do obniżek, a hotel będzie bardziej skłonny do upustów. Postawmy się na miejscu managera działu sprzedaży hotelu. Właśnie ma szansę zapełnić hotel uczestnikami konferencji lub szkolenia w dni, w których hotel zwykle stoi pusty. Zabłyśnie przed szefami, zrealizuje nadwyżkę budżetową. Opłaca się wszystkim.

Pora roku i miesiąc organizowania konferencji jest bardzo ważny

Z badań rynku konferencyjnego oraz z doświadczenia wiemy, że najpopularniejsze miesiące do organizacji konferencji i szkoleń firmowych, to czerwiec i wrzesień, trochę mniej w maju i październiku. W górach dochodzi jeszcze grudzień. Jeżeli nie musimy trzymać się tych miesięcy planując konferencję lub szkolenie mamy kolejny powód, żeby ostrzej negocjować organizacji konferencji. Podobnie jak powyżej decydują te same argumenty.

Za co hotel może chcieć nam wystawić rachunek, a co możemy dostać w gratisie?

Pokoje hotelowe, sale konferencyjne, wyposażenie sal konferencyjnych, nagłośnienie, przerwy kawowe, wyżywienie, rozrywki, wellness, sprzęt sportowy, sprzęt wodny, miejsca parkingowe…

Im więcej pokoi zamówimy tym lepiej

Pokoje hotelowe – im więcej bierzemy tym lepiej, tym większy upust możemy uzyskać. Zwykle hotel skłonny jest do wygospodarowania 5-10% rabatu na pokojach. To standard, który każdy manager działu sprzedaży w hotelu może dać zwykle od ręki. Mało. Możemy więcej. W dogodnych warunkach możemy spokojnie starć się o 20% rabat nawet w najwyższym sezonie. W opisywanych powyżej sytuacjach możemy negocjować nawet 30% upusty na cenach noclegów. W niskim sezonie, poza kurortami i popularnymi miejscowościami możemy wynegocjować nawet do 50% upusty w cenie noclegu.

Cena sali konferencyjnej

Sale konferencyjne – cena wynajęcia sali konferencyjnej lub salki szkoleniowej powiązana jest często lub może być powiązana przez nas, a dokładnie powiązane mogą być upusty. Możemy więc prosić o te same rabat, które dostaliśmy na pokoje. Natomiast wyposażenie sali konferencyjnej z zasady powinno być w cenie najmu sali szkoleniowej. Nie dajmy sobie narzucić tego dodatkowego kosztu. Rzutnik, ekran, flipchart, pisaki powinny być w standardowym wyposażeniu każdej sali i w cenie!

Cena usług gastronomicznych na konferencjach


Gastronomia – to temat trudniejszy. Wiele hoteli stoi na twardym stanowisku i nie rabatuje tych usług. Gastronomia jest najbardziej narażona na zmiany cen, więc każdy rabat jest swoistym ryzykiem dla managerów hotelu i szefa gastronomii. Ale nie oznacza to, że nic nie możemy uzyskać. 5% jest zawsze do „wyrwania”. Dodatkowo, jeśli hotel nie ma wycen progowych gastronomii uzależnionych od liczby uczestników, to mamy tutaj możliwość negocjacji używając argumentu, że przygotowanie posiłku dla 100 osób jest tańsze niż gotowanie dla 10 osób. Większe możliwości są w negocjowaniu cen przerw kawowych. To usługa zwykle oparta na bardzo wysokiej marży, bardzo opłacalna dla hotelu, więc hotel będzie bardziej skłonny do ustępstw.

Usługi około konferencyjne

Rozrywka, SPA, wellness – każda usługa hotelowa, która nie jest obarczona dodatkowym kosztem pracy człowieka lub jej wynajęcie w gratisie powoduje ewidentny spadek przychodu lub wzrost kosztu będzie trudna do negocjacji ceny. Ale każda usługa otwarta, która nie wymaga uruchomienia, bo jest dostępna tak czy siak może być nam udostępniona nieodpłatnie, jeśli tylko ponegocjujemy ostrzej. Pamiętajmy, że z nami jadą pieniądze, na których hotelowi zależy. Nie będzie kruszył kopii o takie bzdety. Podobnie sprawa ma się ze sprzętem sportowym, wodnym, salkami ćwiczeń. Jeśli ich uruchomienie nie wymaga dodatkowych nakładów pracy czy kosztów, to znaczy, że ich dostępność jest możliwa nieodpłatnie.

Mateusz

Teoretyk i praktyk sztuki hotelarskiej. Urodzony orator i erudyta, lubi statystyki - szczególnie te zielone.