Miejsce na konferencje 10 wskazówek jak znaleźć hotel


Miejsce na konferencje. 10 wskazówek jak znaleźć hotel konferencyjny. MIEJSCE NA KONFERENCJE Niezależnie od tego, czy prowadzisz konferencję dla klientów, […]

  Posłuchaj streszczenia:
 

Miejsce na konferencje. 10 wskazówek jak znaleźć hotel konferencyjny.

MIEJSCE NA KONFERENCJE

Niezależnie od tego, czy prowadzisz konferencję dla klientów, partnerów czy większą konferencję, odpowiednie miejsce na konferencję  robi różnicę. Te 10 wskazówek pomoże Ci znaleźć idealne miejsce na konferencję. Od gromadzenia prelegentów po zabezpieczanie sponsorów, lista rzeczy do zrobienia wydaje się nie mieć końca. Organizatorzy konferencji wydają większość swojego budżetu na miejsce konferencji, wybór miejsca na wydarzenia staje się najważniejszym i najbardziej wymagającym aspektem procesu planowania. Aby było to nieco łatwiejsze, oto 10 wskazówek dotyczących wyboru wspaniałego miejsca na następne wydarzenie firmowe, konferencję, szkolenie lub targi.

1. lokalizacja konferencji

lokalizacja miejsca na konferencję ma zasadnicze znaczenie dla maksymalizacji frekwencji. Dostępność jest największym czynnikiem przy wyborze miejsca docelowego zdarzenia. Przed określeniem lokalizacji upewnij się, że transport jest łatwo dostępny na miejscu, aby uczestnicy mogli łatwo dotrzeć samolotem, koleją lub samochodem.

Jeśli twoi uczestnicy składają się z dyrektorów, VIP lub wysokiego szczebla osobistości, a jedyne dostępne połączenia wymagają przesiadek, możesz stracić uczestników.

Potwierdź również, że dla uczestników, którzy zdecydowali się przyjechać na miejsce, jest duży parking. Ponadto upewnij się, że w pobliżu znajdują się restauracje lub inne atrakcje, które są otwarte przed lub po wydarzeniu, aby zmaksymalizować dodatkowe możliwości nawiązywania kontaktów .

2. Zakwaterowanie gości konferencyjnych

jeśli miejsce nie znajduje się w hotelu, musi być możliwość odpowiedniego zakwaterowania gości w rozsądnej odległości od imprezy. Jeśli obiekt nie znajduje się w odległości spaceru, sprawdź, czy hotel zapewni transfer. Jeśli nie, należy wziąć pod uwagę dostępność i koszty usług taksówkowych lub samochodowych dla uczestników.

3. Dostępność konferencji

gdy dowiesz się, czy miejsce jest dostępne, sprawdź, czy dostępne są również inne przestrzenie – biorąc pod uwagę wzrost popytu na obiekty nietradycyjne. Pamiętaj, aby określić, czy jest to pora wysokiego sezonu czy niskiego sezonu. Wpłynie to na ilość ruchu we wspólnych przestrzeniach i może uniemożliwić organizowanie wydarzeń związanych z organizacją wydarzeń (basen, salon VIP itp.).

4. Adekwatność: czy proponowane miejsce na konferencje odzwierciedla obraz imprezy?

Ważne jest, aby miejsce było wyraźnie powiązane nie tylko z obrazem, który próbujesz projektować, ale także, że jest to najbardziej odpowiednie miejsce dla odbiorców docelowych. Zapytaj koordynatora imprezy, czy będą inne wydarzenia na miejscu, które kolidują z Twoim wydarzeniem lub komunikatem marki.

5. Koszty

ograniczenia budżetowe powinny być przekazywane na miejsce od samego początku. Jeśli jednak znalazłeś lokalizację idealnie dopasowaną do swojego wydarzenia, zapytaj, czy rozważą obniżenie kosztów w zamian za wieloletni kontrakt. Nie bój się negocjować!

6. Zatrudnienie

dowiedz się czy będzie wystarczająco dużo kelnerów, obsługi z zaplecza i osób gwarantujących bezpieczeństwo wydarzenia. Będziesz miał dużo na głowie podczas imprezy, więc sprawdź, czy nie ma na miejscu wyznaczonej osoby do pomocy w jakichkolwiek pojawiających się problemach. Sprawdź także, czy personel pomoże Ci w ankietach, włączy się do pomocy i promocji.

7. Udogodnieni

: znajdź miejsce, w którym znajdują się wszystkie elementy, które będą potrzebne do organizacji wydarzenia. Obejmuje to sprzęt audiowizualny, sceny i mikrofony. Musisz także pamiętać o możliwościach konfiguracji, zwracając szczególną uwagę na rozmieszczenie miejsc siedzących i obszary sponsorskie, a także jeśli będziesz mieć możliwość zaangażowania zewnętrznych dostawców i wykorzystania przerwy – pokoje.

8. Branding

Bardzo ważne jest, aby wziąć pod uwagę łatwość tworzenia marki. Branding ma kluczowe znaczenie, więc upewnij się, że możesz to zrobić! Zapytaj koordynatora imprezy, jakie możliwości oznakowania i promocji marki są dostępne w całym obiekcie, a nie tylko w samej przestrzeni imprezy. Czy możesz wykorzystać własne standy lub wykorzystać np. oznakowanie miejsca w przestrzeni windy?

9. Techniczne

ważne jest, aby sprawdzić, czy miejsce oferuje stacje ładowania i dostępność Wi-Fi dla uczestników. Jeśli nie, jest to dodatkowy element, który musisz brać pod uwagę. Określ także, czy w trakcie wydarzenia na miejscu będzie dostępna pomoc techniczna. Nic bardziej nie przeszkadza uczestnikom niż słaby zasięg Wi-Fi lub wędrówka bez celu po obiekcie w poszukiwaniu Wi-Fi. Według badań blisko 80% specjalistów od wydarzeń zgadza się, że dostępność i wydajność Wi-Fi pozostaje jednym z największych niuansów w ich wydarzeniach .

10. Żywność i napoje

większość lokali zapewnia lokal gastronomiczny, w przypadku innych lokali upewnij się, że masz możliwość sprowadzenia zewnętrznych dostawców. Zapytaj, czy mogą modyfikować menu pod alergie pokarmowe lub specjalne diety i czy mogą sprostać dodatkowym prośbom z ostatniej chwili oraz jeśli uczestnicy są w stanie zamówić dania a’la carte podczas imprezy.

Miejsce na konferencje. Ostatnia 11 wskazówka jak znaleźć hotel konferencyjny. Wszystkie hotele konferencyjne w Polsce znajdziesz na pewno w bezpłatnej wyszukiwarce hoteli konferencyjnych www.hotelkonferencyjny.pl

marek

Administrator