---

Organizacja konferencji, jak wybrać hotel na konferencję?

---

Organizacja konferencji, to trudny logistyczny i biznesowy projekt. Wymaga dużej odpornoÅ›ci psychicznej na stres i dużych zdolnoÅ›ci organizacyjnych. Czy dogodna […]

  PosÅ‚uchaj streszczenia:
 

Organizacja konferencji, to trudny logistyczny i biznesowy projekt. Wymaga dużej odporności psychicznej na stres i dużych zdolności organizacyjnych.

Czy dogodna lokalizacja, dojazd ma znaczenie dla organizowanej konferencji?

Oczywiście tak. Postaraj się znaleźć miejsce, którego wybór ograniczy długie dojazdy, błądzenie po okolicy, czy problemy z odnalezieniem hotelu. Należy  więc szukać miejsc dobrze skomunikowanych, znajdujących się blisko centrów komunikacyjnych i mających łatwy dojazd.

Wybór lokalizacji ma również charakter wizerunkowy i rozrywkowy.

Czy warto weryfikować opinie o obiekcie konferencyjnym?

Warto. Przed wyborem hotelu konferencyjnego na organizacje konferencji zweryfikować w sieci opinie o obiekcie. Mamy dostępne takie otwarte źródła informacji jak opinie na stronie firmowej hotelu na Facebooku, czy Google. Odsiać warto te nie merytoryczne, najbardziej nienawistne i te najbardziej polecające, a być może uzyskamy prawdziwy obraz sytuacji i wizerunek hotelu. Warto prześledzić galerię zdjęć na stronie hotelu, ale także przeglądnąć filmy na YouTube i w wyszukiwarce Google. Na Facebboku dostępne są także branżowe grupy, warto zapytać tam o opinię tych, którzy juz organizowali konferencje w wybranym przez nas miejscu.

Jaka pora roku jest najlepsza na organizacjÄ™ konferencji?

Oczywiście może mieć strategiczne znaczenie przy wyborze lokalizacji organizacji konferencji. Zima w mieście, a zima w górach, to dwa różne światy. Lato w mieście, a nawet w górach, a lato nad wodą, morzem lub jeziorem, to także warta do zastanowienia alternatywa.

Jak powinien być wyposażony hotel konferencyjny

Hotele konferencyjne muszą zapewnić całą otoczkę techniczną dla organizacji konferencji: dobre oświetlenie, profesjonalne nagłośnienie, zintegrowany projektor oraz rzutnik oraz bezprzewodowe łącze internetowe.

Dodatkowo ważną sprawą okazuje się być kwestia wielkości sali. Powinna być na tyle duża, aby pomieścić wszystkich zaproszonych przez nas Gości i pozostawić trochę przestrzeni nadwyżkowej, zapewniającej odrobinę luzu.

Organizacja konferencji – noclegi dla goÅ›ci konferencji

Warto na samym początku planowania konferencji sprawdzić dostępność pokoi w wybranym hotelu konferencyjnym i dokonać na tym etapie już wstępnej rezerwacji. Pamiętaj! Nie wszyscy organizatorzy konferencji zapewniają uczestnikom darmowe spanie, ale powinni zagwarantować dostępność pokoi.

Catering na konferencjÄ™

Uczestnicy konferencji powinni mieć wybór spomiędzy różnych zestawów dań, w tym wegetariańskich i wegańskich, a coraz częściej także bezglutenowych.  Organizator konferencji powinien upewnić się, że hotel, w którym zorganizujemy konferencję, w ogóle oferuje catering takiego typu, jaki nas najbardziej interesuje.

Restauracja

Poza smakiem samych potraw upewnijmy się, że hotel konferencyjny dysponuje wystarczająca powierzchnią gastronomiczna do obsługi liczby naszych uczestników. Jeśli zmusimy ich do stania w długich kolejkach do bufetów, jeśli zabraknie dla nich miejsca przy stołach, to będzie porażką organizator konferencji, a nie hotelu.

---