Więc postanowiłeś zorganizować konferencję?

Może nie jest to proste, ale na szczęście wykonalne zadanie!

Organizacja konferencji – powinieneś zacząć planować konferencję co najmniej sześć miesięcy przed datą jej rozpoczęcia. (W przypadku większych konferencji planowanie zalecamy rozpocząć się rok wcześniej.)
Na początku zapewne masz mętlik w głowie.

Organizacja konferencji – od czego zacząć przygotowania?

Jak znaleźć odpowiednie wsparcie przy organizacji konferencji? Które miejsce będzie najlepiej pasować do Twoich potrzeb i całego konferencyjnego przedsiewzięcia?
Nie martw się. Prawda jest taka, że organizowanie konferencji jest trudnym przedsięwzięciem, ale nie jesteś pierwszą osobą, która musi się z tym zmierzyć, i której się to uda. Chodzi o to, by wykonać kilka konkretnych kroków.

Po to przygotowaliśmy właśnie ten przewodnik, żeby Ci ułatwić zadanie i znaleźć odpowiedzi na pytanie jak zorganizować konferencję. Przeprowadzimy Cię przez główne przeszkody i ułatwimy Ci pracę. Kroki nie są ściśle chronologiczne – możesz najpierw zacząć kontaktować się z potencjalnymi mówcami, zanim zabezpieczysz miejsce – ale dają ci one pojęcie, na czym najpierw się skupić.

Gotowy, aby rozpocząć przygotowania do organizacji konferencji?


Krok 1: Zdecyduj się na temat konferencji

Każda wielka konferencja wymaga tematu. Jaka jest jednocząca wiadomość, którą dostarczą twoi mówcy i jaki jest kluczowy wniosek dla uczestników konferencji?
Najlepsze tematy są chwytliwe, powiązane i wywołują reakcję emocjonalną. Chcesz, aby konferencja inspirowała i stymulowała rozmowę. Twój motyw musi to umożliwić.
Na przykład „Silniejszy jako zespół” jest prawdopodobnie lepszym tematem niż „Osiąganie lepszej wydajności dzięki zwiększonej współpracy między pracownikami”.

Temat jest czymś więcej niż zwykłym hasłem, będzie również kierować Twoją marką i promocją, od zaprojektowania logo, aż po pojawienie się z hashtagami w mediach społecznościowych, do drukowania Twoich plakatów, broszur i innych zabezpieczeń.


Krok 2: Zbierz swoją drużynę A.

organizacja konf. - zbierz swoją drużynę A

Możliwe, że sam nie zorganizujesz całej konferencji. (W rzeczywistości bylibyśmy zszokowani, gdyby tak było.)
Potrzebujesz dedykowanego zespołu ludzi, aby rozdzielić odpowiedzialność za różne aspekty planowania, negocjacji i promocji. Twój podstawowy zespół będzie prawdopodobnie obejmować:
Zespół planowania: miejsce konferencji, zakwaterowanie uczestników konferencji, zajęcia, catering.

Zespół administracyjny:
budżetowanie konferencji, rejestracja uczestników konferencji, sprzedaż biletów na konferencję. Ten zespół będzie również głównym punktem kontaktowym w przypadku pytań związanych z konferencją.
Zespół marketingu:
kontaktowanie się z mediami, tworzenie materiałów promocyjnych, zarządzanie stroną internetową, blog i działania w mediach społecznościowych.

Zespół ds. sponsoringu:
odpowiedzialny za pozyskiwanie sponsorów, ubieganie się o granty i pozyskiwanie funduszy. (Dotyczy tylko konferencji, które opierają się na zewnętrznych źródłach finansowania.)

Wolontariusze:
pomoc w wykonywaniu wszystkich czynności na miejscu w dniu konferencji, biuro konferencji, witanie gości konferencji, skanowanie biletów, śledzenie listy gości, obsługa garderoby, prowadzenie ludzi itd.

Twoim głównym zadaniem będzie koordynacja zespołu, ustalanie priorytetów i delegowanie zadań.


Sprawdź naszą wyszukiwarkę: https://www.hotelkonferencyjny.pl/


Krok 3: Przygotuj budżet i biznesplan

Organizacja konferencji - budżet konferencji

Niezależnie od tego, czy Twoja konferencja jest finansowana przez sponsorów, czy nie, musisz złożyć budżet. Musisz wiedzieć, gdzie zarabiasz i wydajesz pieniądze.
Posiadanie budżetu pomoże również ustalić cenę za udział w konferencji. Oto najczęstsze elementy, na które chcesz wykonać budżet:

Miejsce spotkania
Nocleg
Transport
Mówcy
Catering
Nagłośnienie
Zajęcia
Marketing
Członkowie drużyny

Przygotowanie budżetu z realistycznymi szacunkami będzie także przydatne przy wyszukiwaniu miejsc i negocjowaniu umów.


Krok 4: Znajdź sponsorów i granty [opcjonalnie]

Jeśli finansujesz konferencję samodzielnie i nie szukasz zewnętrznych źródeł przychodów, możesz bezpiecznie pominąć ten krok.
Jeśli nie, będziesz musiał szukać sponsorów lub organizować zbiórkę pieniędzy. Kluczową rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że sponsorzy i ich wartości powinny być zgodne z tematem konferencji.
Zacznij od znalezienia sponsorów, którzy finansują podobne wydarzenia lub są zazwyczaj związani z głównymi tematami konferencji.

Pamiętaj, aby zachować równowagę pomiędzy zdobyciem funduszy a poświęceniem integralności Twojej konferencji. Ty decydujesz gdzie postawić granicę.


Krok 5: Termin i czas przy organizowaniu konferencji

Teraz nadszedł czas, aby zdecydować, kiedy odbędzie się konferencja. Jak wspomniano, termin ten powinien wynosić od sześciu miesięcy do roku.

Musisz również dowiedzieć się, jak długo potrwa konferencja. Doświadczenie z porzednich lat sugeruje, że konferencja poniżej 300 uczetników może trwać tylko jeden dzień, z około 300 uczestnikami wymaga dwóch pełnych dni. Większe, bardziej szczegółowe konferencje mogą rozciągać się jeszcze dłużej.
Oto kilka podstawowych zasad, o których należy pamiętać:
Wybierz datę, która nie jest sprzeczna z innymi ważnymi wydarzeniami, takimi jak festiwale. Wydarzenia w całym mieście sprawiają, że pobyty są droższe i generalnie utrudniają transport do i z konferencji. Poza tym nie chcesz, aby konferencja konkurowała o uwagę z innymi dużymi wydarzeniami.
Unikaj letnich i zimowych okresów wakacyjnych i ferii, kiedy ludzie wybierają się na wypoczynek. Najlepiej celować w termin od połowy marca do końca czerwca lub od początku września do końca listopada.
Raczej nie planuj konferencji w weekend. Dla większości uczestników uczestnictwo w konferencji jest częścią ich pracy, więc zaplanuj ją w trakcie tygodnia pracy. Najlepsze dni na konferencję to czwartek i piątek.

Ustalenie daty da ci ustalony punkt do odliczenia, aby lepiej zaplanować swoje przygotowania.


Krok 6: Zarezerwuj miejsce

Po poznaniu daty konferencji możesz zacząć szukać dostępnych miejsc odpowiadających Twoim wymaganiom.
Ogólnie rzecz biorąc, miejsca mogą się podzielić na trzy kategorie:

Kampusy uniwersyteckie:
najlepiej nadają się do mniejszych wydarzeń akademickich i są stosunkowo tanie w wynajęciu.

Hotele konferencyjne:
zazwyczaj mają dedykowane sale konferencyjne i własny catering. Są najlepszym wyborem all-in-one, ponieważ oferują zarówno zakwaterowanie, jak i przestrzeń konferencyjną. Są również najdroższą opcją.

Obiekty konferencyjne:
ta kategoria obejmuje wszystkie inne rodzaje miejsc, w których można organizować konferencje. Wiele z nich specjalizuje się w określonych rodzajach wydarzeń.

Ale koszt tego miejsca to tylko jedna z części układanki. Oto kilka innych czynników, które należy wziąć pod uwagę, szukając odpowiedniego miejsca:

Rozmiar:
Rezerwacja zbyt małego miejsca, w którym wszyscy muszą się wcisnąć do małego pokoju, jest oczywiście złym pomysłem. Podobnie, zabezpieczenie gigantycznego miejsca dla stosunkowo skromnego tłumu nie tylko zaszkodzi portfelowi, ale także sprawi, że konferencja będzie wyglądała na nieudaną.

Lokalizacja:

najlepiej wybrać nieco zaciszną lokalizację, aby uczestnicy mogli lepiej skoncentrować się na samej konferencji. Jeszcze lepiej, jeśli miejsce ma uspokajające, malownicze otoczenie, aby pomóc ludziom odpocząć.

Atmosfera:
ważne jest, aby klimat miejsca pasował do grupy docelowej i tematu. Nie chcesz na przykład organizować konferencji biznesowej w dużej sali gimnastycznej.

Wyposażenie:
czy miejsce ma odpowiedni układ i odpowiednie style sali konferencyjnej dla Twoich potrzeb? Czy ma niezbędne udogodnienia, takie jak np. mniejsze sale na przerwy?

Zakwaterowanie:
czy obiekt zapewnia zakwaterowanie czy są hotele w pobliżu?

Wyżywienie:
czy zewnętrzne firmy cateringowe łatwo mogą dostać się na miejsce i pracować w miejscu imprezy? Czy czas dowozu wyżywienia nie jest za długi? Jeśli nie, czy w okolicy są odpowiednie restauracje i kawiarnie? (Należy pamiętać o specjalnych wymaganiach dietetycznych: wegetariańskich, wegańskich, koszernych, bez plastiku, bez nakrętek itp.)

Transport:
jak łatwo jest dostać się na miejsce uczestnikom konferencji dzięki środkom transportu publicznego, samochodem, pociągiem czy samolotem? Czy jest wystarczająco dużo miejsc parkingowych dla tych, którzy prowadzą? Warto zwrócić uwagę na to, czy miejsca parkingowe są osobno płatne.

Aspekty techniczne:
czy na miejscu jest odpowiedni sprzęt IT, audio i wideo? Będziesz potrzebował ekranów projekcyjnych, mikrofonów, wielu miejsc do ładowania dla uczestników i oczywiście – stałego dostępu Wi-Fi.

Szybka wskazówka:
jeśli znajdziesz wspaniałe miejsce, na które jednak nie starczy Ci budżetu, sprawdź, czy możesz negocjować niższą opłatę w zamian za wieloletnią umowę (pod warunkiem, że organizujesz konferencję cykliczną).


Krok 7: zorganizuj catering i innych sprzedawców [opcjonalnie]

Zazwyczaj dedykowane miejsce konferencji zapewnia również catering na miejscu. Jeśli tak nie jest, musisz wprowadzić zewnętrznych dostawców.

Zdecyduj, jaki rodzaj przekąsek chcesz zaoferować i ile będzie przerw na jedzenie. Zarezerwuj do półtorej godziny na lunch i kilka 15-30 minutowych przerw na kawę i przekąski. Pamiętaj: jeśli jest miejsce w twoim budżecie, zawsze lepiej jest wybierać odpowiednie ciepłe posiłki zamiast kanapek, jeśli chodzi o lunch.

Chcesz mieć pewność, że firma cateringowa poradzi sobie z logistyką w dniu imprezy. Najlepiej jest znaleźć lokalną firmę w pobliżu miejsca konferencji, aby uniknąć potencjalnych problemów związanych z ruchem drogowym i opóźnień.

Nie zapomnij sprawdzić z jakim wyprzedzeniem firma cateringowa musi znać ostateczną wielkość zamówienia, menu i wszelkie specjalne wymagania dietetyczne. W ten sposób dowiesz się również, jaka jest data „RSVP by” na zaproszeniu na konferencję.

Pomyśl o innych zewnętrznych dostawcach, których możesz potrzebować, takich jak firma dekorująca lub dostawcy specjalnego sprzętu IT.


Krok 8: Pozyskaj najlepszych mówców

To może być najbardziej krytyczny krok ze wszystkich. Twoi mówcy są gwiazdami twojej konferencji. Chcesz solidnego składu, aby przyciągnąć uczestników i zagwarantować profesjonalne doświadczenie.

Jedynym pewnym sposobem na sukces konferencji jest zabezpieczyć jedną wielką gwiazdę. Kogoś, kto jest bardzo znany i szanowany w branży. To zwiększy Twoją wiarygodność w oczach innych potencjalnych mówców i zwiększy prawdopodobieństwo ich rejestracji.

Zacznij szukać innych przywódców i mentorów, którzy koncentrują się na tych samych tematach, co Twoja konferencja. Utwórz listę najważniejszych potencjalnych mówców, których chcesz zaprosić.


Krok 9: Przygotuj agendę

agenda

Teraz, gdy kluczowe elementy są już gotowe, nadszedł czas, aby uformować je w szczegółowy program. Najlepiej, jeśli Twój program konferencji będzie dostępny co najmniej na cztery miesiące przed rozpoczęciem konferencji.
Pamiętaj, że głównym celem konferencji jest inspirowanie ludzi i poszerzanie ich horyzontów. Nie możesz tego zrobić bez zrozumienia swoich uczestników.

Spróbuj wejść do umysłu typowego uczestnika i odpowiedz na kilka kluczowych pytań:
Jakie są ich oczekiwania?
Jaką wiedzę już posiadają i czego chcieliby się dowiedzieć więcej?
Jakie rodzaje sesji (prezentacje, warsztaty itp.) mogłyby najlepiej pomóc w absorpcji omawianych pomysłów?

Uzbrojone w te informacje, możesz rozpocząć opracowywanie porządku obrad. Program konferencji na najwyższym poziomie może wyglądać mniej więcej tak:

Dzień 1:

Temat przemówienia motywującego autorstwa wpływowego mówcy
Prezentacje prelegentów
Wspólna kolacja

Dzień 2 i kolejne:

Krótsze sesje praktyczne i warsztaty
Tworzenie sieci i budowanie zespołu

Ostatni dzień:

Znany mówca motywacyjny, aby zakończenie na długo zapadło w pamięci uczestników, a sama konferencja kojarzyła się z sukcesem.

Jeśli chodzi o krótsze sesje, można wybierać spośród wielu: wykłady dla małych grup, warsztaty, sesje interaktywne, sesje pytań i odpowiedzi oraz wiele innych.


Krok 10: Rozpocznij rejestrację uczestników konferencji

rejestracja użytkowników

  1. Nadszedł czas na to, co jest prawdopodobnie najbardziej ekscytujące: namówienie ludzi do zapisania się na konferencję!
  2. Najlepszym wyborem jest stworzenie profesjonalnej strony internetowej na konferencję.
  3. Odpowiednia domena (myconference.congressandconference.com)
  4. Musisz znać szczegóły konferencji (gdzie, kiedy, kto, co, dlaczego)
  5. Kalendarz / program konferencji do przeglądania
  6. Formularz rejestracyjny, w którym ludzie mogą się zarejestrować lub kupić bilety
  7. Będziesz dodawać swoją stronę konferencyjną do wszystkich materiałów marketingowych i informacyjnych.
  8. Nie masz zasobów do stworzenia dedykowanej strony internetowej?

Inną opcją jest strona z biletami innych firm, pośrednik w sprzedaży. Tutaj możesz łatwo utworzyć stronę wydarzenia dla konferencji ze wszystkimi kluczowymi szczegółami. Oprócz tego, sklepy z biletami zajmują się przetwarzaniem płatności i wydawaniem biletów w twoim imieniu, co oszczędza Ci kłopotów związanych z dodatkowymi zadaniami administracyjnymi.


Krok 11: Organizacja konferencji – Promocja!

organizacja konferencji promocja

Masz teraz swoje miejsce, kluczowych mówców, przejrzysty program konferencji i stronę internetową (lub stronę wydarzenia). Odtąd głównym celem jest promowanie konferencji za pośrednictwem wszystkich dostępnych kanałów.
Musisz wybrać odpowiednią cenę.
Z jednej strony opłaty konferencyjne powinny pomóc pokryć twoje koszty, z drugiej strony, nie chcesz przeszarżować z ceną i skończyć na pół-zarezerwowanej konferencji. Możesz rozważyć rozróżnienie skali cen np. w oparciu o status kariery zawodowej (np. studenci ponoszą niższe opłaty).

Promujesz swoją konferencję w trybie offline?

Musisz zrobić wysokiej jakości broszurę z agendą konferencji i widocznym linkiem do Twojej witryny lub strony z biletami.

W Internecie masz wiele możliwości promowania swojej konferencji przy stosunkowo niewielkim budżecie:

  • Serwisy społecznościowe (Facebook, LinkedIn, Twitter – wszystko zależy od odbiorców)
  • Odpowiednie fora, na których mogą uczestniczyć potencjalni uczestnicy (np. społeczność dla inżynierów, w której możesz promować swoją konferencję techniczną)
  • Własne blogi i informacje prasowe.

Jeśli Twoja promocja w dużym stopniu opiera się na mediach społecznościowych, rozważ chwytliwy #hashtag, którego możesz użyć, gdy opublikujesz informacje o nadchodzącej konferencji.
Nie zapomnij zachęcić swoich prelegentów do promowania konferencji wśród widzów na ich kanałach. Mają w tym swój osobisty interes i mogą wystawić konferencję osobom, które są bardziej zainteresowane (w końcu już lubią twoich mówców, prawda?).

Zaproś dziennikarzy w ramach wybranej przez siebie niszy. Kiedy docierasz do mediów, najlepiej utrzymywać swoją prostą i krótką charakterystykę (maksymalnie jedną stronę), koncentrując się głównie na magicznym 5 (kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego).


Krok 12: Zadbaj o planowanie na miejscu

Organizacja konferencji i szkoleń - planowanie
W tym kroku zapoznasz się z drobiazgowymi szczegółami, aby omówić sposób, w jaki uczestnicy będą fizycznie poruszać się po obiekcie w danym dniu. Oto tylko niektóre pytania, na które chcesz odpowiedzieć:

  1. Czy będzie szatnia?
  2. Kto będzie obsługiwać drzwi i skanować bilety?
  3. Gdzie będą serwowane przekąski?
  4. Czy będziesz miał teren wystawienniczy, na którym sponsorzy i sprzedawcy mogą założyć stoisko?

Najlepszym sposobem na to jest przejrzenie porządku dnia i postawienie się w roli uczestnika. Spróbuj sobie wyobrazić, jak będą działać w ciągu dnia i jakie mogą mieć potrzeby.
Jak już wspomnieliśmy, najlepiej jest uzyskać wcześniejszy dostęp do miejsca, dzięki czemu można zbadać przestrzeń i przygotować szczegółowy plan z góry. Jeśli masz zewnętrzne firmy cateringowe lub innych sprzedawców, zaplanuj przewodnik, aby zapoznać się z układem, lokalizacją kuchni i tak dalej.

Sprawdzając osobiście, jesteś o wiele lepiej przygotowany na rozwiązywanie wszelkich problemów, które mogą pojawić się w dniu konferencji.


Krok 13: Konferencja

Wielki dzień wreszcie nadszedł!
Pod warunkiem, że wykonałeś wszystkie powyższe kroki i dysponujesz zespołem wolontariuszy odpowiedzialnych za bieżące działania, nie powinno być zbyt wiele rzeczy, aby się martwić.
Oto kilka sytuacji, które mogą wymagać twojej uwagi:

  • W miarę możliwości osobiście witaj mówców i gości konferencji
  • Osobiście przedstaw konferencję i głównych prelegentów
  • Zbieraj opinie uczestników podczas konferencji
  • Komunikuj się z dziennikarzami i innymi osobami zgłaszającymi się na konferencję

Krok 14: Po konferencji

Po wszystkim jest jeszcze trochę pracy.
Powinieneś skontaktować się ze wszystkimi zaangażowanymi osobami: zespołem, mówcami, wolontariuszami, sprzedawcami i oczywiście uczestnikami. Z dwóch głównych powodów:

Powiedz „dziękuję”:
powinieneś podziękować wszystkim za udział i wysiłki. Jest to nie tylko powszechna uprzejmość, ale także pozytywne wrażenie. Jest duża szansa, że nie jest to twoja ostatnia konferencja, więc chcesz pielęgnować wszystkie swoje kontakty.

Zbieraj opinie:
jest to doskonała okazja, aby usłyszeć, co ludzie myślą o konferencji i co można zrobić lepiej w przyszłości.

Najprostszym sposobem na zebranie danych jest przesłanie wszystkim e-mailem linku do krótkiej ankiety internetowej. Skup się na kilku głównych tematach: co najbardziej podobało im się w konferencji? jak oceniają różne elementy (prezentacje, napoje, zakwaterowanie itp.)? co by zmienili lub ulepszyli?
Postaraj się pozyskać odpowiedzi w ciągu najwyżej kilku dni, kiedy wspomnienie o konferencji wciąż będzie świeże.

Ludzie mają napięte harmonogramy i ograniczoną uwagę, więc nie czekaj zbyt długo, aby się z nimi skontaktować.

Powodzenia! Zapraszamy!

Zobacz:

Organizacja konferencji – krok po kroku

Organizacja konferencji – krok po kroku

Szukaj artykułów